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HomeMy WebLinkAbout10 Report 06-020 Board Motions Tracking Report 25 January 2006 Report No. 06-020 to the Chairs’ Committee Re: Board Motions Tracking Report ORIGINATORS: Michèle Giroux, Executive Officer (Administration) Maureen Strittmatter, Senior Coordinator, Board Services Bruce Fraser, Committee Coordinator PURPOSE: 1. To present for information an updated report on the status of Board motions to 21 December 2005. BACKGROUND: 2. At the June 2004 Chairs’ Committee meeting, a tracking system reflecting all resolutions approved by the Board for the period from 1 December 2003 to 14 June 2004 was received. Regular updates were provided during 2004 and were continued in September and November 2005. STATUS: 3. The updated tracking system, attached as Annex 1, reflects board motions approved since the last report in November as well as motions from the previous report on which action has not been completed. 4. The next update on public motions will be provided at the March Chairs’ Committee meeting. SUBMITTED FOR INFORMATION Lorne M. Rachlis Director of Education/Secretary of the Board B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 1 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date 26 J a n u a r y 2 0 0 4 T H A T a n e w J K - 8 ‘ A v a lo n E l e m e n t a r y S c h o o l ’ , s o u t h o f In n e s i n C u m b e r l a n d , ( 5 0 0 p u p i l pl a c e s ) b e c o n s t r u c t e d t o op e n e f f e c t i v e S e p t e m b e r 2 0 0 5 w i t h t h e f o l l o w i n g re d i r e c t i o n : Re d i r e c t J K - 8 E N G a n d E F I pr o g r a m s t u d e n t s r e s i d i n g i n th e M a p l e R i d g e E S a t t e n d a n c e a r e a s o u t h o f I n n e s R o a d to t h e N e w A v a l o n E S i n E a s t U r b a n C e n t r e (C u m b e r l a n d ) . Mi k e C a r s o n Aw a i t i n g r e s o l u t i o n o f si t e i s s u e s . M e m o t o Tr u s t e e s 2 3 S e p 0 5 . 26 J a n u a r y 2 0 0 4 T H A T a n e w J K - 6 E N G / E F I ' L o n g f i e l d s / D a v i d s o n He i g h t s # E l e m e n t a r y S c h o o l ' ( L D H # 3 ) ( 5 5 0 p u p i l p l a c e s ) be c o n s t r u c t e d t o o p e n i n S e p t e m b e r 2 0 0 6 ; a n d Mi k e C a r s o n In p r o g r e s s Co n t r a c t A w a r d e d J u l y 20 0 5 w i t h S e p t e m b e r 20 0 6 O c c u p a n c y 23 F e b r u a r y 2 0 0 4 T H A T s t a f f b e d i r e c t e d, i n c o n s u l t a t i o n w i t h t h e B o a r d ’ s re a l e s t a t e a d v i s o r s , t o d e t e r m i n e t h e f e a s i b i l i t y o f a n d po s s i b l e a p p r o a c h e s i n c l u d i n g pu b l i c p r i v a t e p a r t n e r s h i p s , fo r t h e p u r p o s e o f r e c o n f i g u r in g s c h o o l f a c i l i t i e s a n d co n s o l i d a t i n g s c h o o l s i n C e n t re t o w n t o b e s t m e e t t h e ac c o m m o d a t i o n a n d p r o g r a m n e e d s o f s t u d e n t s , a n d t o pr o v i d e a p r e l i m i n a r y r e p o r t t o t h e M a y B u s i n e s s S e r v i c e s Co m m i t t e e . Mi k e C a r s o n Pr e l i m i n a r y R e p o r t de f e r r e d Re p o r t t o b e p r e s e n t e d t o Bu s i n e s s S e r v i c e s i n Ma r c h 2 0 0 5 Is s u e D e f e r r e d 23 F e b r u a r y 2 0 0 4 T H A T s t a f f b e d i r e c t e d t o p r o c e e d w i t h t h e c o n s t r u c t i o n sc h e d u l e a s o u t l i n e d : i) B e r r i g a n E l e m e n t a r y S c h o o l S e p t . 2 0 0 5 ii ) S t i t t s v i l l e N e w E l e m e n t a r y S c h o o l S e p t . 2 0 0 5 ii i ) R u r a l C u m b e r l a n d ( M e a d o w v i e w ) E l e m e n t a r y S c h o o l S e p t . 2 0 0 5 ( N o w H e r i t a g e E l e m e n t a r y S c h o o l iv ) A v a l o n E l e m e n t a r y s c h o o l S e p t . 2 0 0 6 Mi k e C a r s o n Op e n e d J a n 0 6 Op e n e d S e p 0 5 Co m p l e t i o n p l a n n e d J u n e 06 Se e J a n 2 6 n o t e B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 2 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date v) L o n g f i e l d s / D a v i d s o n H e i g h t s # 3 E l e m e n t a r y S c h o o l S e p t . 2 0 0 6 vi ) B r i d l e w o o d S o u t h E l e m e n ta r y S c h o o l S e p t . 2 0 0 5 ( N o w R o c h C a r r i e r E l e m e n t a r y S c h o o l ) TH A T s t a f f b e d i r e c t e d t o br i n g t o t h e M a r c h B u s i n e s s Se r v i c e s C o m m i t t e e M e e t i n g , a n e s t i m a t e d r e n o v a t i o n bu d g e t f o r t h e a c c o m m o d a t i o n o f G r a d e s 7 a n d 8 t o Ca s t l e f r a n k E l e m e n t a r y S c h o o l a n d G l e n C a i r n P u b l i c Sc h o o l ; TH A T B o a r d a p p r o v e t h e al l o c a t i o n o f $ 6 5 8 , 0 0 0 o v e r t h e ne x t t h r e e y e a r s f r o m t h e P u p i l A c c o m m o d a t i o n R e s e r v e to b e a v a i l a b l e t o c o v e r p r o j e c t m a n a g e m e n t c o s t s , a s ou t l i n e d i n A p p e n d i x A t o s t a f f r e p o r t 0 4 - 0 4 3 ; a n d TH A T s t a f f s e l e c t t h e a r c h i t e ct o f r e c o r d f r o m t h e p r e - qu a l i f i e d s h o r t l i s t f o r e a c h sc h o o l c o n s t r u c t i o n p r o j e c t . Op e n i n g p l a n n e d S e p t 0 6 Op e n e d o n S e p 0 5 Co m p l e t e Co m p l e t e Co m p l e t e Ar c h i t e c t s e l e c t e d 8 A p r i l 2 0 0 4 T H A T t h e r e v i e w o f t h e d e l i v e r y o f s p e c i a l e d u c a t i o n pr o g r a m s a n d s e r v i c e s , a s p r o p o s e d b y t h e S p e c i a l Ed u c a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e , b e a p p r o v e d o n t h e un d e r s t a n d i n g t h a t s t a f f o f Le a r n i n g S u p p o r t S e r v i c e s a n d Qu a l i t y A s s u r a n c e b e i n v o l v e d , i n k e e p i n g w i t h t h e co n c e r n s r a i s e d i n s t a f f r e p o r t 0 4 - 0 9 9 ; a n d Gl e n d a S t e v e n s o n Mi c h a e l C l a r k e On g o i n g Bu d g e t c r e a t e d B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 3 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date TH A T t h e b u d g e t f o r t h e r e v i e w , u p t o $ 3 0 , 0 0 0 t o a d d r e s s st a f f i n g n e e d s a n d t h e c o s t s i n h e r e n t i n c o n d u c t i n g t h e re v i e w , b e a p p r o v e d . 14 J u n e 2 0 0 4 T H A T a s m a l l s e l e c ti o n o f a r c h i v a l m a t e r i a l s (p h o t o g r a p h s , d o c u m e n t s , o t h e r m e m o r a b i l i a ) b e di s p l a y e d i n o r n e a r t h e B o a r d R o o m , a n d c h a n g e d qu a r t e r l y , t o h i g h l i g h t s i g n i f i ca n t m o m e n t s i n t h e h i s t o r y of g o v e r n a n c e o f t h e O C D S B a n d i t s p r e d e c e s s o r b o a r d s . Lo r n e R a c h l i s Jo a n M e l a n c o n Fr a m e d P h o t o g r a p h s o f Fo r m e r C h a i r s a n d Cu r r e n t C h a i r r e a d y f o r di s p l a y 14 J u n e 2 0 0 4 T H A T s u b j e c t t o f u r t h e r i n p u t r e g a r d i n g c o n f i g u r a t i o n an d p r o g r a m s f r o m t h e c o m m u n i t y a n d t h e O C D S B pl a n n i n g d e p a r t m e n t d u r i n g a n a c c o m m o d a t i o n r e v i e w , a ne w “ R i v e r s i d e S o u t h E l e m e n t a r y S c h o o l ” ( p o t e n t i a l l y JK - 8 , E N G / E F I , 6 0 0 p u p i l p l a c e s ) b e c o n s t r u c t e d t o o p e n fo r S e p t e m b e r 2 0 0 6 TH A T t h e p o s s i b i l i t y a n d / o r ap p r o p r i a t e n e s s o f , a d a y c a r e ce n t r e b e i n g b u i l t a n d a t t a c h e d to t h e s c h o o l b u i l d i n g ( i . e . , as s u m i n g t h e a p p r o p r i a t e f u n d i n g i s p r o v i d e d b y t h e go v e r n m e n t s r e s p o n s i b l e f o r p r o v i d i n g s u c h s e r v i c e s ) w i l l be e x p l o r e d b y t h e O C D S B P l a n n i n g D e p a r t m e n t , w i t h a re p o r t b a c k t o t h e S e p t e m b e r 2 0 0 4 B u s i n e s s S e r v i c e s Co m m i t t e e m e e t i n g ; TH A T i n c o n s u l t a t i o n w i t h t h e c o m m u n i t i e s i n v o l v e d , a n ac c o m m o d a t i o n r e v i e w - a s p r o p o s e d b y s t a f f i n O C D S B Re p o r t # 0 4 - 1 2 7 ( f o l i o 7 6 , 1 2 M a y 2 0 0 4 B u s i n e s s S e r v i c e s Ag e n d a ) , - b e c o n d u c t e d f o r t h e R i v e r s i d e S o u t h p l a n n i n g ar e a ( a n d a n y r e l e v a n t a d j a c e n t p l a n n i n g a r e a s , a s de t e r m i n e d b y O C D S B p l a n n i n g s t a f f ) , w i t h re c o m m e n d a t i o n s t o b e p r e s e n t e d t o t h e D e c e m b e r 2 0 0 5 Bu s i n e s s S e r v i c e s C o m m i t t e e m e e t i n g ; a n d Mi k e C a r s o n In p r o g r e s s Pr e - t e n d e r B u d g e t – Ap r i l 2 0 0 5 Co n t r a c t A w a r d e d Se p t e m b e r 2 0 0 5 Sc h o o l t o o p e n i n Se p t e m b e r 2 0 0 6 Co m p l e t e d Co m p l e t e Rec. to Board 16 Jan 06 B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 4 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date TH A T i n p a r a l l e l w i t h t h e p r o p o s e d a c c o m m o d a t i o n re v i e w p r o c e s s , t h e " C om p l e t i o n S e p t e m b e r 2 0 0 6 Sc h e d u l e " f o r c o n s t r u c t i o n b e i m p l e m e n t e d u s i n g t h e as s u m p t i o n s o u t l i n e d i n A p p e n d i x 2 o f t h e O C D S B Re p o r t # 0 4 - 1 2 7 ( f o l i o 7 8 , 1 2 M a y 2 0 0 4 B u s i n e s s S e r v i c e s Ag e n d a ) . In p r o g r e s s 13 S e p t e m b e r 2 0 0 4 T H A T t h e O C D S B e n d o r s e t h e i n t e n t i o n o f t h e A c a d e m i c At h l e t i c C o m m u n i t y P a r t n e r s h i p t o c a r r y o u t a d e t a i l e d fe a s i b i l i t y s t u d y o f t h e p r o p o s a l f o r a t h l e t i c f a c i l i t i e s ad j a c e n t t o C a i r i n e W i l s o n S S . TH A T t h e D i r e c t o r b e a u t h o r i ze d t o n e g o t i a t e t h e t e r m s o f OC D S B p a r t i c i p a t i o n i n t h e st u d y a n d A c a d e m i c A t h l e t i c Co m m u n i t y P a r t n e r s h i p a c c e s s t o t h e s i t e . TH A T s t a f f b e a u t h o r i z e d t o p a r t i c i p a t e i n t h e f e a s i b i l i t y st u d y . Mi k e C a r s o n St u d y u n d e r w a y On g o i n g 13 S e p t e m b e r 2 0 0 4 T H A T s t a f f , w i t h t h e as s i s t a n c e o f t h e C i t y o f O t t a w a , ma k e f a c i l i t i e s a v a i l a b l e wh e r e p o s s i b l e t o p r o v i d e pr o g r a m m i n g a t s i t e s p r e v i o u s l y n o t a c c e s s e d f o r co m m u n i t y p r o g r a m m i n g . Mi k e C a r s o n Di s c u s s i o n s c o n t i n u i n g wi t h C i t y S t a f f 25 O c t o b e r 2 0 0 4 T H A T t h e p r o p o s e d S e n i or S t u d e n t S u r v e y , i n c o r p o r a t i n g ch a n g e s a g r e e d a t t h e E d u c a t i o n C o m m i t t e e , a n d a t t h e di s c r e t i o n o f s t a f f , s u g g e s ti o n s w h i c h w e r e t a k e n u n d e r ad v i s e m e n t , b e a p p r o v e d f o r a d m i n i s t r a t i o n i n M a y 2 0 0 5 ; TH A T o n l y G r a d e 1 2 s t u d e n t s b e a s k e d t o c o m p l e t e t h e su r v e y g i v e n t h a t : " M a n y st u d e n t s d o n o t f i n a l i z e t h e i r pla n s u n t i l t h e l a t t e r s t a g e o f G r a d e 1 2 ; e v e n d e c i s i o n s mad e a t t h a t t i m e c a n b e t e n t at i v e u n t i l t h e y h e a r t h e ou t c o m e o f t h e i r a p p l i c a t i o n s w i t h h o p e d f o r a c c e p t a n c e rec e i v e d f r o m u n i v e r s i t i e s a n d c o l l e g e s . " - ( M i n i s t r y o f Lau r a M c A l i s t e r On g o i n g Re s u l t s o f M a y 0 5 Su r v e y s u b m i t t e d t o E d . Ct t e e 2 1 N o v 0 5 Su r v e y w i l l b e ad m i n i s t e r e d e v e r y t w o ye a r s . B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 5 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date Edu c a t i o n , O c t o b e r 2 0 0 3 , D o u b l e C o h o r t S t u d e n t , P h a s e 3 R e p o rt) TH A T s t a f f c o n t i n u e t o w o r k t o w a r d s l i n k i n g d a t a f r o m var i o u s s o u r c e s , i n c l u d i n g r e s u lt s f r o m t h e S e n i o r S t u d e n t Su r v e y , t o i n f o r m d e c i s i o n s t o i m p r o v e s t u d e n t l e a r n i n g ac r o s s t h e s y s t e m . Ne x t s u r v e y d a t e M a y 20 0 7 25 O c t o b e r 2 0 0 4 T H A T t h e R o c k c l i f f e C h i l d C a r e C e n t r e b e a u t h o r i z e d t o pr o c e e d w i t h t h e n e x t p h a s e i n p l a n n i n g t h e a d d i t i o n t o t h e ch i l d c a r e f a c i l i t y a t R o c k c l i f f e P a r k P u b l i c S c h o o l ; a n d Th a t s t a f f b e a u t h o r i z e d t o e n t e r i n t o a d e v e l o p m e n t ag r e e m e n t w i t h t h e R o c k c l i f f e C h i l d C a r e C e n t r e . Mi k e C a r s o n Ag r e e m e n t b e i n g fi n a l i z e d De f e r r e d r e B e s t S t a r t 13 D e c e m b e r 2 0 0 4 T H A T t h e f o l l o w i n g s t r a t e g i c p l a n n i n g p r o c e s s t o s u p p o r t th e d e v e l o p m e n t o f a m u l t i - y e a r s t r a t e g i c p l a n f o r t h e OC D S B b e a p p r o v e d : Ma r c h B r e a k t o M a y 2 0 0 5 - S y s t e m c o n s u l t a t i o n o n Ob j e c t i v e s a n d G o a l s ( 2 0 0 4 - 2 0 0 5 ) Ma y 2 0 0 5 C h a i r s ' C o m m i t t e e - D i s c u s s i o n o f re c o m m e n d a t i o n s f o r O b j e c t i v e s a n d G o a l s f o r 2 0 0 5 - 20 0 6 Ju n e 2 0 0 5 C h a i r s ' C o m m i t t e e - S u b m i s s i o n o f a s t a t u s re p o r t o n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e a c t i o n p l a n s i n 20 0 4 - 2 0 0 5 Oc t o b e r 2 0 0 5 C h a i r s ’ C o m m i t t e e – B a s e d o n a b o v e , su b m i s s i o n o f a c t i o n p l a n s t o t h e B o a r d t o s u p p o r t im p l e m e n t a t i o n o f O b j e c t i v e s a n d G o a l s f o r 2 0 0 5 - 20 0 6 Ju n e 2 0 0 6 - C o n d u c t a t h o r o u g h e v a l u a t i o n f o r pu b l i c a t i o n t o d e t e r m i n e t h e e x t e n t t o w h i c h t h e Lo r n e R a c h l i s (P l a n i n p r o g r e s s ) Co m p l e t e Co m p l e t e Co m p l e t e B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 6 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date Ob j e c t i v e s a n d G o a l s f o r 2 0 0 5 - 2 0 0 6 w e r e a c h i e v e d Ju n e – N o v e m b e r 2 0 0 6 - C o n s u l t a t i o n o n t h e de v e l o p m e n t o f a s t r a t e g i c p l an f o r a p e r i o d o f a t l e a s t th r e e y e a r s No v e m b e r 2 0 0 6 - S c h o o l B o a r d e l e c t i o n s Ja n u a r y 2 0 0 7 - C h a i r s ' C o m m i t t e e R e s u l t s o f t h e co n s u l t a t i o n s u b m i t t e d t o t h e n e w B o a r d Fe b r u a r y – A p r i l 2 0 0 7 - D e v e l op a s t r a t e g i c p l a n f o r a pe r i o d o f a t l e a s t t h r e e y ea r s t a k i n g i n t o a c c o u n t d a t a fr o m J u n e 2 0 0 6 a n d t h e r e s u l t s o f t h e c o n s u l t a t i o n pr o c e s s ( J u n e – N o v e m b e r 2 0 0 6 ) Ma y 2 0 0 7 C h a i r s ' C o m m i t t e e - N e w B o a r d a p p r o v e s st r a t e g i c p l a n f o r a t l e a s t th r e e y e a r s , c o i n c i d i n g w i t h it s t e r m i n o f f i c e 13 D e c e m b e r 2 0 0 4 T H A T t h e l o w e s t b i d , s u b m i t t e d b y L e d c o r C o n s t r u c t i o n Lt d . I n t h e a m o u n t o f $ 9 , 5 2 9 , 0 0 0 e x c l u d i n g G S T , f o r t h e co n s t r u c t i o n o f t h e n e w B e r r i g a n s c h o o l b e a p p r o v e d ; a n d TH A T t h e p r o p o s e d e x p e n d it u r e b u d g e t b e a c c e p t e d . Mi k e C a r s o n Te n d e r a w a r d e d Co n s t r u c t i o n i n p r o g r e s s Ja n u a r y 2 0 0 6 O c c u p a n c y Complete – School Open 13 D e c e m b e r 2 0 0 4 T H A T B o a r d a p p r o v e t h e f o l l o w i n g p r o c e s s f o r es t a b l i s h i n g p r i o r i t i e s f o r m a jo r s c h o o l r e n e w a l p r o j e c t s fr o m c a p i t a l f u n d s : i) t h e p r o p o s e d c r i t e r i a f o r d e c i s i o n - m a k i n g b e p r o v i d e d fo r i n f o r m a t i o n a t t h e J a n u a r y B u s i n e s s S e r v i c e s Co m m i t t e e ; ii ) t h e c r i t e r i a f o r d e c i s i o n -m a k i n g b e c o n s i d e r e d f o r ap p r o v a l a t t h e F e b r u a r y B u si n e s s S e r v i c e s C o m m i t t e e ; an d Mi k e C a r s o n Cr i t e r i a a p p r o v e d M a r c h Bu s i n e s s S e r v i c e s me e t i n g FR P P r o j e c t P l a n Complete B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 7 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date ii i ) t h a t f o l l o w i n g a p p r o v a l o f t h e c r i t e r i a , s t a f f b r i n g fo r w a r d a r e p o r t r e c o m m e n d i n g pr i o r i t i e s , n o l a t e r t h a n th e A p r i l 2 0 0 5 B u s i n e s s S e rv i c e s C o m m i t t e e ; a n d TH A T s t a f f p r o p o s e c r i t e r i a t o be u s e d i n d e c i s i o n - m a k i n g wh e n a l l o c a t i n g d o l l a r s f r o m t h e p u p i l a c c o m m o d a t i o n re s e r v e f u n d f o r s c h o o l r e n e w a l a n d n e w s c h o o l co n s t r u c t i o n . Ap p r o v e d a t A p r i l Bu s i n e s s Se r v i c e s m e e t i n g 10 J a n u a r y 2 0 0 5 T H A T t h e O t t a w a - C ar l e t o n D i s t r i c t S c h o o l B o a r d par t i c i p a t e i n t h e S c h o o l as H u b o f t h e C o m m u n i t y pro j e c t . TH A T t h e h o s t s c h o o l p r i n c i pa l a p p r o v e a ll a c t i v i t i e s in v o l v i n g t h e s c h o o l ’ s p u p i l s , s t a ff , a n d p r e m i s e s t o e n s u r e th a t t h e y c o n f o r m t o O t t a wa - C a r l e t o n D i s t r i c t S c h o o l Bo a r d p o l i c i e s , p r o c e d u r e s , a n d c o l l e c t i v e a g r e e m e n t s . TH A T t h e B o a r d w i t h i t s p r o j ec t p a r t n e r s a p p r o a c h t h e Mi n i s t r y o f E d u c a t i o n , o t h e r M i n i s t r i e s , a n d a d d i t i o n a l so u r c e s t o s e e k e n d o r s e m e n t a n d a d d i t i o n a l f u n d i n g i n su p p o r t o f t h i s i n i t i a t i v e . TH A T f o r a n y s c h o o l s e e k i n g t o p a r t i c i p a t e o r c h o s e n t o pa r t i c i p a t e i n t h e s c h o o l a s a h u b p r o j e c t , t h e p r i n c i p a l i s ex p e c t e d t o c o n s u l t w i t h t h e s c h o o l c o u n c i l o n a l l r e l e v a n t is s u e s . Mi k e N e i l l Pr o j e c t D e f e r r e d 24 J a n u a r y 2 0 0 5 T H A T t h e P l a n f o r a R e v i e w o f O C D S B S e c o n d a r y Sc h o o l s a n d P r o g r a m s b e a p p r o v e d a s s e t o u t i n A p p e n d i x C t o s t a f f r e p o r t 0 5 - 0 1 2 . TH A T t h e P r o p o s e d M e t h o d s f o r D a t a C o l l e c t i o n b e ap p r o v e d a s s e t o u t i n A p p e nd i x D t o s t a f f r e p o r t 0 5 - 0 1 2 , La u r a M c A l i s t e r Co m p l e t e d J a n u a r y 2 0 0 5 B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 8 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date wi t h t h e f o l l o w i n g t h r e e n e w b u l l e t s a d d e d a t t h e be g i n n i n g o f P a r t 1 ( a ) of A p p e n d i x D : , v i z : W h a t p r o g r a m s t h a t w e d o n o t c u r r e n t l y o f f e r d o we n e e d t o p r o v i d e ? W h a t c u r r e n t p r o g r a m o f f e r i n g s d o w e n e e d t o m a k e mo r e w i d e l y a v a i l a b l e ? W h a t p r o g r a m o f f e r i n g s d o w e n e e d t o m a k e l e s s w i d e l y av a i l a b l e ? 24 J a n u a r y 2 0 0 5 T H A T s t a f f b e a u t h o r i z ed t o e n g a g e R M I G r o u p t o r e v i e w th e c o s t i n g m e t h o d o l o g y f o r C o m m u n i t y U s e o f S c h o o l s . Mi c h a e l C l a r k e RM I E n g a g e d Re p o r t p r o v i d e d t o A u d i t Co m m i t t e e Fu r t h e r r e p o r t t o b e pr o v i d e d t o B u s i n e s s Se r v i c e s i n t h e F a l l o f 20 0 5 24 J a n u a r y 2 0 0 5 T H A T t h e B o a r d d e v e l o p a c o m p r e h e n s i v e ac c o m m o d a t i o n p l a n f o r N o r t h K a n a t a f o r i m p l e m e n t a t i o n be g i n n i n g i n S e p t e m b e r 2 0 0 6 ; a n d TH A T f o r t h e 2 0 0 5 - 0 6 s c h o o l y e a r a n d f o l l o w i n g s c h o o l ye a r s , a l l j u n i o r k i n d e r g a r t e n s t u d e n t s r e s i d i n g w i t h i n t h e Ja c k D o n o h u e P u b l i c S c h o o l a t t e n d a n c e a r e a b e d i r e c t e d to R o l a n d M i c h e n e r P u b l i c S c h o o l . Mi k e C a r s o n In p r o g r e s s Co m p l e t e d 28 F e b r u a r y 2 0 0 5 O n a m o t i o n b y T r u s t e e Sp i c e , s e c o n d e d b y T r u s t e e S c o t t , th e f o l l o w i n g m o t i o n w a s r e f e r r e d t o t h e n e x t m e e t i n g o f th e B u s i n e s s S e r v i c e s C o m m i t t e e . TH A T s t a f f b e d i r e c t e d t o br i n g f o r w a r d a p r o p o s a l f o r a Mi k e C a r s o n To b e d e a l t w i t h i n co n t e x t o f C a p i t a l P l a n B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 9 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date lo n g e r - t e r m s o l u t i o n t o t h e i ss u e s a n d c h a l l e n g e s p o s e d b y th e s m a l l e n r o l m e n t s a t F i t z r o y H a r b o u r P . S . a n d To r b o l t o n P . S . t o t h e a p p r o p r i a t e c o m m i t t e e a s s o o n a s pos s i b l e . 8 M a r c h 2 0 0 5 T H A T t h e O C D S B s t r i k e a c o m m i t t e e t o d e v e l o p a p l a n fo r T r a d e s a n d T e c h n o l o g y p r o g r a m m i n g i n t h e D i s t r i c t , an d t h e c o m m i t t e e m e m b e r s h i p i n c l u d e : • Tr u s t e e s ( 3 + C h a i r ) • Se n i o r s t a f f ( 1 ) • Pr i n c i p a l o f T r a d e s a n d T e c h n o l o g y ( 1 ) • Pr i n c i p a l s ( 1 e l e m e n t a r y a n d 1 s e c o n d a r y ) • Tr a d e s a n d T e c h n o l o g y t e a c h e r s ( 2 e l e m e n t a r y , 2 s e c o n d a r y , r e c o mm e n d e d b y s u b j e c t c o u n c i l ) • OC A S C ( 1 ) • SE A C ( 1 ) • Te c h n o l o g y o r T r a d e s I n d u s tr y R e p r e s e n t a t i v e ( 1 ) • TH A T t h e C o m m i t t e e d e v e l o p a w o r k p l a n o u t l i n i n g t h e ti m e l i n e s a n d c o n s u l t a t i o n p r o c e s s t o b e u s e d i n t h e de v e l o p m e n t o f a p l a n f o r T r a d e s a n d Te c h n o l o g y \ P r o g r a m m i n g a n d b r i n g t h i s w o r k p l a n t o Ed u c a t i o n C o m m i t t e e n o l a t e r t h a n A p r i l 2 0 0 5 . In a d d i t i o n t o t h e C h a i r o f t h e B o a r d , T r u s t e e s F u n i c i e l l o , La w s a n d M o e n w e r e c o n f ir m e d a s m e m b e r s o f t h e co m m i t t e e . La u r a M c A l i s t e r Co m m i t t e e s t r u c k On g o i n g Co m m i t t e e m a n d a t e a n d me m b e r s h i p t o b e re v i s e d i n O c t o b e r 2 0 0 5 as p e r M i n i s t r y gu i d e l i n e s . Ma n d a t e r e v i s e d Re p o r t 0 5 - 1 0 6 A p r i l Ed u c a t i o n C o m m i t t e e Me e t i n g Tr u s t e e L a w s r e p l a c e d Tr u s t e e G e t t y N o v 0 5 29 M a r c h 2 0 0 5 T H A T t h e B o a r d a p p r o v e t h e f o l l o w i n g p u b l i c a w a r e n e s s ca m p a i g n f o r e l e m e n t a r y c o n g r e g a t e d p r o g r a m p l a c e s : • A p r i l 2 0 0 5 : S e n d a l e t t e r h o m e t o p a r e n t s o f a l l st u d e n t s w h o h a v e b e e n i d e n t i f i e d a s g i f t e d i n o u r D i s t r i c t , an d w h o a r e n o t c u r r e n t l y i n a c o n g r e g a t e d g i f t e d c l a s s se t t i n g , c o m m u n i c a t i n g t h e a v a i l a bi l i t y o f c l a s s e s . T h e Gl e n d a S t e v e n s o n Re p o r t t o S E A C O c t 0 5 An d E d u c a t i o n N o v 0 5 October 2005 B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 10 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date le t t e r w i l l b e i s s u e d i n m i d - A p r i l , w i t h a d e a d l i n e f o r re s p o n s e o f M a y 1 3 . T h e f a c t s h e e t o n g i f t e d pr o g r a m m i n g w i l l b e i n c l u d e d w i t h t h e l e t t e r . • Fo r a n y I P R C h e l d a f t e r Ma r c h t o c o n s i d e r t h e id e n t i f i c a t i o n o f a s t u d e n t a s g i f t e d , i n c l u d e w i t h t h e no t i c e o f t h e m e e t i n g a l e t t e r c o m m u n i c a t i n g t h e av a i l a b i l i t y o f c l a s s e s a n d f ac t s h e e t s o n g i f t e d p r o g r a m s . • Ma y 1 3 - 3 1 1 0 0 5 : A s s e s s t h e r e s po n s e r a t e t o t h e l e t t e r an d d e t e r m i n e i f t h e r e i s s ti l l a n a v a i l a b i l i t y o f p l a c e s . • Ju n e 2 0 0 5 : I f s i g n i f i c a n t pl a c e s a r e a v a i l a b l e , Co m m u n i c a t i o n s a n d I n f o r m a t i o n S e r v i c e s w i l l d o ta r g e t e d p u b l i c s e r v i c e a n n o u n ce m e n t s i n e a r l y J u n e i n we e k l y n e w s p a p e r s s e r v i n g t h e s c h o o l c o m m u n i t i e s . • Au g u s t 2 0 0 5 : I f t h e r e a r e st i l l s i g n i f i c a n t p l a c e s av a i l a b l e , a m e s s a g e r e g a r d i n g t h e a v a i l a b i l i t y o f p l a c e s i n th e D i s t r i c t w i l l b e i n c l u d e d i n t h e “ B a c k t o S c h o o l Aw a r e n e s s C a m p a i g n ” b e g i n n i n g i n A u g u s t . Oc t o b e r 2 0 0 5 : A n a l y z e t h e i m p a c t o f t h e a w a r e n e s s ca m p a i g n o n t h e o v e r a l l e n r o l l m e n t i n c o n g r e g a t e d g i f t e d se t t i n g s . 29 M a r c h 2 0 0 5 T H A T t h e O C D S B i m m e d i a t e l y b e g i n t o e l i m i n a t e a n y us e o f ' s e g r e g a t e d ' f r o m f u t u r e a n d , w h e r e a p p r o p r i a t e , re v i s e d d o c u m e n t s , a n d u s e ' s p e c i a l i z e d w h e n d e s c r i b i n g sp e c i a l e d u c a t i o n p l a c e m e n t s ; Gl e n d a S t e v e n s o n / Jo a n M e l a n c o n On g o i n g April 2005 29 M a r c h 2 0 0 5 T H A T t h e B o a r d a p p r o v e t h e f o l l o w i n g c r i t e r i a f o r u s e b y st a f f i n d e v e l o p i n g r e c o m m e n d a ti o n s f o r m a j o r f a c i l i t i e s re n e w a l p r i o r i t i e s w h i c h c o u l d b e f u n d e d f r o m t h e P u p i l Ac c o m m o d a t i o n R e s e r v e : a) t h e p r o j e c t a d d r e s s e s u r ge n t h e a l t h a n d s a f e t y co n c e r n s ; Mi k e C a r s o n / Mi c h a e l C l a r k e B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 11 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date b) t h e p r o j e c t r e d u c e s o r e l im i n a t e s t h e l i k e l i h o o d o f a n ev e n t t h a t c o u l d r e s u l t i n e m er g e n c y c l o s u r e o f t h e s c h o o l ; c) t h e p r o j e c t r e s u l t s i n r e d u c e d m a i n t e n a n c e a n d / o r op e r a t i n g c o s t s ; d) t h e p r o j e c t s i g n i f i c a n t l y e x t e nd s t h e u s e f u l l i f e o f t h e sc h o o l b u i l d i n g ; e) t h e s i z e o f i n v e s t m e n t r e q u i re d i s j u s t i f i e d , c o n s i d e r i n g th e p l a n n e d f u t u r e u s e o f t h e fa c i l i t y a s i n d i c a t e d b y t h e Bo a r d ’ s c a p i t a l p l a n ; f) t h e p r o j e c t c o n s i d e r s t h e h i st o r i c a l a n d h e r i t a g e v a l u e of t h e b u i l d i n g ; g) t h e p r o j e c t a d d r e s s e s f a c t or s t h a t h a v e a n e g a t i v e im p a c t o n l e a r n i n g ; a n d h) t h e p r o j e c t i m p r o v e s a c c e ss i b i l i t y t o t h e f a c i l i t y . TH A T p r o j e c t p r i o r i t i z a t i o n co n s i d e r t h e r a t i o o f t h e ex p e c t e d r e d u c t i o n i n l i a b i l i ty a n d c o s t s r e l a t i v e t o t h e co s t o f t h e p r o j e c t . 11 A p r i l 2 0 0 5 T H A T t h e E x e c u t i v e D i re c t o r o f t h e O C D S B F o u n d a t i o n en g a g e l e g a l c o u n s e l t o p r o ce e d w i t h t h e p r o c e s s o f n o n - pr o f i t i n c o r p o r a t i o n an d c h a r i t a b l e r e g i s t r a t i o n o f t h e OC D S B F o u n d a t i o n . Pe t e r G a m w e l l / Pa t t i D a v i s In c o r p o r a t i o n c o m p l e t e . Aw a i t i n g r e g i s t e r e d st a t u s a s a c h a r i t a b l e or g a n i z a t i o n f r o m Re v e n u e C a n a d a Ex p e c t e d F e b 0 6 25 A p r i l 2 0 0 5 T H A T t h e c o s t s o f t h e c u r r e n t S p e c i a l E d u c a t i o n R e v i e w re s e a r c h b e c h a r g e d t o sp e c i a l e d u c a t i o n ; b u t Gl e n d a S t e v e n s o n / Mi c h a e l C l a r k e Ph a s e 2 o f R e v i e w on g o i n g May 2005 B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 12 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date TH A T f u t u r e r e v i e w s r e g a r d in g s p e c i a l e d u c a t i o n b e ch a r g e d t o r e g u l a r c u r r i c u l u m u n l e s s o t h e r w i s e d i r e c t e d by t h e B o a r d . 24 M a y 2 0 0 5 T H A T s t a f f b r i n g f o r w a r d a r e p o r t , t h r o u g h t h e S p e c i a l Ed u c a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e , t o t h e E d u c a t i o n Co m m i t t e e i n O c t o b e r 2 0 0 5 t h a t p r o p o s e s re c o m m e n d a t i o n s f o r : Th e c r i t e r i a t o b e u s e d t o d e te r m i n e t h e l o c a t i o n o f s p e c i a l ed u c a t i o n s y s t e m c l a s s e s / p r o g r a m s ; A p r o c e s s t o b e f o l l o w e d b e f o r e m a k i n g a n y f u t u r e ch a n g e s i n t h e l o c a t i o n o f sp e c i a l e d u c a t i o n s y s t e m cl a s s e s / p r o g r a m s t h a t i n c l u d e s ad e q u a t e t i m e l i n e s t o a l l o w fo r m e a n i n g f u l c o n s u l t a t i on w i t h S p e c i a l E d u c a t i o n Ad v i s o r y C o m m i t t e e , p a r e n t s, a n d a f f e c t e d s c h o o l co m m u n i t i e s ; a n d Cr i t e r i a u s e d f o r p l a c e m e n t , a n d d e v e l o p m e n t a n d ap p l i c a t i o n o f w a i t i n g l i s t s f o r s p e c i a l e d u c a t i o n s t u d e n t s . Gl e n d a S t e v e n s o n Co n s u l t a t i o n p l a n pr e s e n t e d t o E d u c a t i o n Co m m i t t e e i n N o v e m b e r . St a f f r e c o m m e n d a t i o n fo r w a r d e d t o N o v 2 8 Bo a r d . Nov 2005 24 M a y 2 0 0 5 T H A T s t a f f b e a u t h o r i z e d to n e g o t i a t e w i t h t h e C i t y t h e tr a n s f e r o f l a n d ( a s d e s c r i b e d in p a r a g r a p h 3 o f s t a f f r e p o r t No. 0 5 - 1 3 0 ) , t h e s c h e d u l i n g o f w o r k a n d r e i n s t a t e m e n t o f Bo a r d o w n e d p r o p e r t y d u e t o c o n s t r u c t i o n ; TH A T s t a f f t a k e i n t o c o n s id e r a t i o n t h e r e q u i r e m e n t s ou t l i n e d b y t h e G l e b e S c h o o l C o u n c i l i n t h e i r p r e s e n t a t i o n to t h e 1 1 M a y 2 0 0 5 B u s i n e s s S e r v i c e s C o m m i t t e e me e t i n g ; a n d TH A T t h e D i r e c t o r a n d C h a i r b e a u t h o r i z e d t o e x e c u t e t h e ne c e s s a r y d o c u m e n t a t i o n t o c o m p l e t e t h e s a l e o f l a n d s Mi k e C a r s o n Do c u m e n t s s i g n e d b y Di r e c t o r a n d C h a i r Aw a i t i n g e x e c u t e d c o p y Complete B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 13 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date so u g h t b y t h e C i t y t o f a c i l i t a t e i m p r o v e m e n t s t o t h e Br o n s o n a n d C a r l i n g A v e n u e i n t e r s e c t i o n . 24 M a y 2 0 0 5 T H A T t h e B o a r d c o m m i t s t h a t f u n d s f r o m S t a g e I o f Go o d P l a c e s t o L e a r n w i l l o n l y b e u s e d t o a d d r e s s r e p a i r pr o j e c t s t h a t h a v e b e e n i d en t i f i e d a s h i g h a n d u r g e n t ne e d s ; a n d TH A T t h e B o a r d a p p r o v e t h e G o o d P l a c e s t o L e a r n S t a g e 1 F u n d i n g P r o j e c t s f o r 2 0 0 5 . Mi k e C a r s o n Co m p l e t e 24 M a y 2 0 0 5 T H A T P l a n n i n g s t a f f c o n d u c t t h e f o l l o w i n g e x a m i n a t i o n s an d t a b l e t h e i r f i n d i n g s i n a r e p o r t t o t h e B u s i n e s s Se r v i c e s C o m m i t t e e , i n t h e c o n t e x t o f t h e C a p i t a l P l a n , n o la t e r t h a n O c t o b e r 2 0 0 5 : Id e n t i f y c u r r e n t f a c i l i t y c o n d it i o n s a t t h e f o l l o w i n g l o c a l sc h o o l s : W . E . G o w l i n g P u b l i c S c h o o l , F i s h e r P a r k Pu b l i c S c h o o l / S u m m i t A l t e r n at i v e S c h o o l , J . H . P u t m a n Pu b l i c S c h o o l , a n d A g i n c o u r t P u b l i c S c h o o l , i n c l u d i n g a br e a k d o w n o f t h e e x p e c t e d r e no v a t i o n / r e n e w a l p r o j e c t s fo r e a c h s c h o o l o v e r t h e n e x t f i v e y e a r s ; Id e n t i f y t h e c u r r e n t a n d f u tu r e p h y s i c a l s t a t e o f t h e La u r e n t i a n f a c i l i t y , i n c l u d i n g a d e t a i l e d l i s t o f p r o j e c t e d re n o v a t i o n / r e n e w a l w o r k o v e r t h e n e x t f i v e y e a r s a n d i t s es t i m a t e d c o s t , a n d p r o v i d e a d e t a i l e d l i s t o f c o s t s as s o c i a t e d w i t h r e t a i n i n g t h e f a c i l i t y a s o n e o f t h e B o a r d ' s em p t y b u i l d i n g s ; a n d Re p o r t o n t h e f e a s i b i l i t y o f u s i n g L a u r e n t i a n H i g h S c h o o l as a n e l e m e n t a r y , i n t e r m e d i a te a n d / o r s e c o n d a r y s c h o o l si t e a n d / o r O C D S B a d mi n i s t r a t i o n s i t e a n d / o r f a c i l i t y t o be u s e d f o r r e n t a l s t o c o m m u n i t y o r o t h e r g r o u p s . Mi k e C a r s o n In p r o g r e s s . In c l u d e d i n C a p i t a l P l a n 13 J u n e 2 0 0 5 T H A T t h e m e t h o d o l o g y f o r t h e d e s i g n a t i o n o f B e a c o n sc h o o l s a s p r e v i o u s l y o u t l i n e d i n r e p o r t n o . 0 5 - 0 7 0 b e La u r a M c A l i s t e r Ap p r o v e d B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 14 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date ap p r o v e d . TH A T t h e m e t h o d o l o g y b e u s e d t o i d e n t i f y B e a c o n Sc h o o l s b e g i n n i n g i n 2 0 0 6 - 2 0 0 7 . TH A T s t a f f b e d i r e c t e d t o co n t i n u e t o s e e k w a y s t o im p r o v e t h e s e n s i t i v i t y o f t h e m e t h o d o l o g y t o a d d r e s s ne e d s n o t i d e n t i f i e d t h r o ug h t h e e x i s t i n g m e t h o d o l o g y . On g o i n g On g o i n g 13 J u n e 2 0 0 5 T H A T t h e O t t a w a - C a r l e t on D i s t r i c t S c h o o l B o a r d m a r k e t a p r o p e r t y a s d i s c u s s e d i n C o m m i t t e e o f t h e W h o l e ( i n ca m e r a ; TH A T t h e B o a r d a u t h o r i z e s t a f f t o p r o c e e d w i t h t h e pu r c h a s e o f t h e R i v e r s i d e S ou t h s i t e a s d i s c u s s e d i n Co m m i t t e e o f t h e W h o l e ( i n c a m e r a ) Mi k e C a r s o n Si t e a c q u i r e d Fi n a l P r i c e – A r b i t r a t i o n in p r o g r e s s 13 J u n e 2 0 0 5 T H A T s t a f f b e d i r e c t ed t o b r i n g a r e s p o n s e t o t h e Co m m u n i t y U s e o f S c h o o l s C o st S t u d y t o t h e B u s i n e s s Se r v i c e s C o m m i t t e e e a r l y i n t h e f a l l , a n d i n c l u d e a co n s u l t a t i o n p l a n f o r a r e v i e w o f p o l i c i e s a n d f e e s . Mi k e C a r s o n de f e r r e d t o s p r i n g 2 0 0 6 12 S e p t e m b e r 2 0 0 5 T H A T t h e s t a f f p r o c e e d w i t h a n e g o t i a t i o n s i s s u e a s di r e c t e d i n C o m m i t t e e o f th e W h o l e ( i n c a m e r a ) . Ja n i c e M c C o y In p r o g r e s s 26 S e p t e m b e r 2 0 0 5 T h a t t h e B o a r d s u b m i t t o t h e M i n i s t r y o f E d u c a t i o n a le t t e r o f i n t e n t t o i n i t i a t e on e o r m o r e F r e n c h a s a S e c o n d La n g u a g e r e n e w a l p r o j e c t s , po s s i b l y i n v o l v i n g I n t e n s i v e Fr e n c h a n d i n c l u d i n g r e s e a r c h co m p o n e n t s , t o b e g i n i n t h e sp r i n g o f 2 0 0 6 f o r t h e 2 0 0 6 - 2 0 0 7 s c h o o l y e a r ; a n d t h a t st a f f r e p o r t t o t h e E d u c a t i on C o m m i t t e e i n N o v e m b e r o n pr o p o s a l s f o r p r o j e c t s . Je n n i f e r A d a m s Pr e s e n t e d t o E d u c a t i o n Co m m i t t e e i n N o v e m b e r 05 . T o B o a r d o n 2 8 No v . Completed November 2005 26 S e p t e m b e r 2 0 0 5 T H A T t h e O t t a w a - C a r le t o n D i s t r i c t S c h o o l B o a r d e x p a n d th e e x i s t i n g m a n d a t e a n d m e m b e r s h i p o f i t s T r a d e s a n d La u r a M c A l i s t e r On g o i n g - Me m b e r s h i p m e e t s t h e B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 15 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date Te c h n o l o g y S t e e r i n g C o m m i t t e e t o s a t i s f y t h e re q u i r e m e n t s i n t h e g e n e r a l g u i d e l i n e s , i n t h e M i n i s t r y o f Ed u c a t i o n ’ s p a p e r “ T e c h n o l og i c a l E d u c a t i o n F u n d i n g 20 0 4 - 2 0 0 5 ” . ge n e r a l g u i d e l i n e s s e t b y Mi n i s t r y 26 S e p t e m b e r 2 0 0 5 T H A T t h e o p t i o n t o pu r c h a s e a g r e e m e n t w i t h F i n d l a y Cr e e k p r o p e r t i e s L t d . & 1 3 7 4 5 3 7 O n t . L i m i t e d w h i c h co n t a i n s t h e B o a r d ’ s d e s i g n a te d e l e m e n t a r y s c h o o l B l o c k 14 8 ( f o r m e r l y s i t e G L 2 5 ) b e a p p r o v e d ; a n d TH A T t h e C h a i r a n d D i r e c t o r o f E d u c a t i o n b e a u t h o r i z e d to e x e c u t e t h e a g r e e m e n t . Mi k e C a r s o n Completed 26 S e p t e m b e r 2 0 0 5 A . T H A T a s a r e s u l t of n e w p r o v i n c i a l e d u c a t i o n p o l i c y an d e d u c a t i o n f u n d i n g i n i t i a t i v es , t h e B o a r d r e s c i n d i t s 2 6 Ja n u a r y 2 0 0 4 J o c k v a l e E l e m e n t a r y S c h o o l c l o s u r e de c i s i o n ; B. T H A T t h e a t t e n d a n c e b o u n d a r i e s a n d i d e n t i f i e d op t i o n a l a r e a f o r J o c k v a l e E l e m e n t a r y S c h o o l a n d t h e LD H # 3 s c h o o l , b e p r e s e n t e d t o t h e p u b l i c f o r i n f o r m a t i o n an d i n p u t a t a n o p e n h o u s e t o b e h e l d i n t h e f a l l o f 2 0 0 5 ; an d C. T H A T t h e f i n d i n g s o f t h e o p e n h o u s e b e p r e s e n t e d t o th e N o v e m b e r 2 0 0 5 B u s i n e s s S e r v i c e s C o m m i t t e e me e t i n g , a l o n g w i t h s t a f f r e c o m m e n d a t i o n s f o r r e - es t a b l i s h e d a t t e n d a n c e b o u n d a r i es a n d a n o p t i o n a r e a f o r th e 2 0 0 6 s c h o o l y e a r . Mi k e C a r s o n Bo u n d a r i e s a p p r o v e d 14 N o v 2 0 0 5 Complete 26 S e p t e m b e r 2 0 0 5 T H A T t h e o b j e c t i v e s o f t h e s t u d e n t t r a n s f e r s p o l i c y in c l u d e c o n t r i b u t i n g t o p r o g r a m v i a b i l i t y i n a s m a n y sc h o o l s a s p o s s i b l e , b a l a n c e d en r o l m e n t a c r o s s t h e g r a d e s an d a c c u r a t e f o r e c a s t i n g o f e n r o l m e n t s b y s c h o o l . Mi k e C a r s o n Mi c h è l e G i r o u x 11 O c t o b e r 2 0 0 5 T H A T t h e O t t a w a - C a r l e to n D i s t r i c t S c h o o l B o a r d p r o c e e d wi t h a n e g o t i a t i o n s i s s u e a s d i s c u s s e d i n C o m m i t t e e o f t h e Wh o l e ( i n c a m e r a ) . Ja n i c e M c C o y In p r o g r e s s 24 O c t o b e r 2 0 0 5 A . T H A T s t a f f b e d i r e c t ed t o p r o c e e d w i t h t h e g a t h e r i n g Di a n e J e u d y - H u g o Un d e r w a y B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 16 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date of d a t a f o r t h e p u r p o s e o f r e v i e w i n g t h e i m p a c t o f s c h o o l cl o s u r e s o n s t u d e n t s o f t h e f o r m e r J . S . W o o d s w o r t h Se c o n d a r y S c h o o l a n d L a u r e n t i a n H i g h S c h o o l . B. T H A T t h e s u r v e y c o n t e n t b e a p p r o v e d f o r d i s t r i b u t i o n an d c o m p l e t i o n b y s t u d e n t s f r o m t h e c l o s e d s c h o o l s a n d a co n t r o l g r o u p f r o m r e c e i v i n g s c h o o l s . Re p o r t t o E d u c a t i o n Co m m i t t e e S e p t 2 0 0 6 Su r v e y d i s t r i b u t e d 2 3 No v 0 5 January 2006 24 O c t o b e r 2 0 0 5 T H A T , a s p e r S e c t i o n 3 0 ( 1 ) o f R e g u l a t i o n 1 8 1 , t h e B o a r d ac c e p t s t h e d e t e r m i n a t i o n o f t h e S p e c i a l E d u c a t i o n A p p e a l Bo a r d h e l d o n 1 9 S e p t e m b e r 20 0 5 , a n d s o i n d i c a t e s t o ea c h o f t h e p e r s o n s i n d i c a t e d i n R e g u l a t i o n 1 8 1 , S e c t i o n 29 ( 1 ) . Gl e n d a S t e v e n s o n Oct 05 24 O c t o b e r 2 0 0 5 T H A T , a s p e r S e c t i o n 3 0 ( 1 ) o f R e g u l a t i o n 1 8 1 , t h e B o a r d ac c e p t s t h e d e t e r m i n a t i o n o f t h e S p e c i a l E d u c a t i o n A p p e a l Bo a r d h e l d o n 2 8 S e p t e m b e r 20 0 5 , a n d s o i n d i c a t e s t o ea c h o f t h e p e r s o n s i n d i c a t e d i n R e g u l a t i o n 1 8 1 , S e c t i o n 29 ( 1 ) . Gl e n d a S t e v e n s o n Oct 05 24 O c t o b e r 2 0 0 5 A . T H A T t h e w a i t i n g l i s t i n f o r m a t i o n b e r e p o r t e d t w i c e an n u a l l y t o S E A C , a t t h e D e c e m b e r a n d J u n e m e e t i n g s . B. T H A T t h e c u r r e n t s u m m a r y s h e e t f i l l e d o u t b y t h e sc h o o l s b e r e p l a c e d b y t h e Wa i t i n g L i s t f o r S p e c i a l Ed u c a t i o n / L e a r n i n g S u p p o r t S e r v i c e s f o r m . C. T H A T t h e I n s t r u c t i o n s f o r C o m p l e t i n g W a i t i n g L i s t Fo r m f o r S p e c i a l E d u c a t i o n / L e ar n i n g S u p p o r t S e r v i c e s , b e se n t t o t h e s c h o o l s t o a s s i s t s t a f f i n f i l l i n g o u t t h e su m m a r y s h e e t c o r r e c t l y . Gl e n d a S t e v e n s o n Nov 05 B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 17 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date 24 O c t o b e r 2 0 0 5 T H A T B o a r d a p p r o v e t h e w o r k p l a n , a s a m e n d e d , f o r t h e de v e l o p m e n t o f a C a p i t a l P l a n . Mi k e C a r s o n In p r o g r e s s 24 O c t o b e r 2 0 0 5 T H A T t h e 2 0 0 5 - 2 0 0 6 B ud g e t b e a m e n d e d a s f o l l o w s : TH A T $ 1 0 8 , 0 0 0 b e a l l o c a t e d f r om L e a r n i n g O p p o r t u n i t y Gr a n t s t o f u n d t h e f o l l o w i n g c h a n g e s t o t h e s t u d e n t tr a n s p o r t a t i o n p o l i c y ( P . 0 6 8 . T R A ) : A. T H A T t h e f i r s t p a r a g r ap h o f s e c t i o n 3 . 1 . 5 o f t h e st u d e n t t r a n s p o r t a ti o n p o l i c y ( P . 0 6 8 . T R A ) b e r e v i s e d t o re a d : St u d e n t s i n g r a d e s 7 - 1 2 i n t h e B o a r d ' s j u r i s d i c t i o n w i t h i n th e U r b a n T r a n s i t A r e a w h o , u p o n a p p l i c a t i o n , m e e t t h e cr i t e r i a f o r f i n a n c i a l s u p p o r t o u t l i n e d i n B o a r d P r o c e d u r e PR . 5 5 6 . T R A , S t u d e n t T r a n s p o r t a t i o n , a n d a) a r e a t t e n d i n g t h e i r d e s i g n a t e d s c h o o l s a n d m e e t t h e di s t a n c e c r i t e r i a o r b) a r e a t t e n d i n g s c h o o l s o t he r t h a n t h e i r d e s i g n a t e d sc h o o l s , m e e t t h e d i s t a n c e c r i t e ri a r e l a t i v e t o t h e s c h o o l s th e y a r e a t t e n d i n g , a n d w h o wo u l d m e e t t h e d i s t a n c e cr i t e r i a i f t h e y w e r e a t te n d i n g t h e i r d e s i g n a t e d s c h o o l s wi l l b e p r o v i d e d w i t h t r a n s p o r t a t i o n b y t h e m o s t ec o n o m i c a l m e a n s ( w h i c h m a y i n c l u d e p u b l i c t r a n s i t ) , i n ac c o r d a n c e w i t h t h e p r o v i s i o n s o u t l i n e d i n 3 . 2 . 3 b e l o w ; an d B. T H A T s e c t i o n 3 . 2 . 3 o f t h e s t u d e n t t r a n s p o r t a t i o n po l i c y b e r e v i s e d t o r e a d : Mi k e C a r s o n Ka r e n O s t a f i c h u k Complete B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 18 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date Mo n t h l y s t u d e n t b u s p a s s e s o r t i c k e t s w i l l b e p r o v i d e d t o fi n a n c i a l l y d i s a d v a n t a g e d s t ud e n t s i n g r a d e s 7 - 1 2 w h o wo u l d m e e t t h e d i s t a n c e c r i t er i o n o f 3 . 0 k m f r o m t h e i r de s i g n a t e d s c h o o l s o r f r o m t h e s c h o o l s t h e y a r e a t t e n d i n g , an d w h o a r e n o t b e i n g t r a n s p o r t e d b y y e l l o w b u s . 24 O c t o b e r 2 0 0 5 A . T H A T P l a n n i n g s t a ff b e d i r e c t e d t o u n d e r t a k e a n ac c o m m o d a t i o n s t u d y t o r e v i e w t h e o p t i o n s f o r t h e ac c o m m o d a t i o n o f t h e G r a n t A l t e r n a t i v e P r o g r a m f o r Se p t e m b e r 2 0 0 6 i n c l u d i n g : an e s t i m a t e o f t h e c o s t t o r e p a i r t h e e x i s t i n g G r a n t bu i l d i n g a n d / o r t h e c o s t o f r e c o n s t r u c t i n g t h e G r a n t bu i l d i n g ; a n d a r e v i e w a n d e v a l u a t i o n o f o t he r o p t i o n s t o r e l o c a t e t h e Gr a n t A l t e r n a t i v e P r o g r a m t o a n o t h e r b u i l d i n g w i t h i n t h e Gr a n t a t t e n d a n c e a r e a , c o n s i d e r i n g t h e i m p a c t o n ne i g h b o r i n g s c h o o l c o m m u n i t i e s ; a n d B. T H A T t h e M i n i s t e r b e a dv i s e d t h a t t h e O C D S B m u s t mo v e f o r w a r d o n a n u r g e n t b a s i s w i t h t h i s a c c o m m o d a t i o n re v i e w . Mi k e C a r s o n Ka r y n O s t a f i c h u k St u d y U n d e r w a y Le t t e r t o M i n i s t e r 2 9 No v 0 5 . 14 N o v e m b e r 2 0 0 5 T H A T P o l i c y P . 0 4 6 . S C O , S c h o o l C o m m u n i c a t i o n s : Di s t r i b u t i o n o f M a t e r i a l s v i a St u d e n t s b e r e v i s e d b y t h e ad d i t i o n o f t h e f o l l o w i n g s e c t i o n s : 3. 7 T h e u s e o f s c h o o l s t o d i s t ri b u t e o r c i r c u l a t e h o l y bo o k s o r a n y r e l i g i o u s m a t e r i a l s t h a t p r o m o t e a pa r t i c u l a r r e l i g i o n o r s e t o f b e l i e f s i s n o t p e r m i t t e d ex c e p t f o r a c t i v i t i e s n o r m a l l y a s s o c i a t e d w i t h co m m u n i t y u s e o u t s i d e o f t h e r e g u l a r i n s t r u c t i o n a l d a y . Dia n e J e u d y-H u g o Co m p l e t e d Po l i c y U p d a t e d January 2006 B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 19 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date Th e p r i n c i p a l , i n c o n s u l t a t i o n w i t h t h e s c h o o l c o u n c i l , ma y c h o o s e t o p r o v i d e p u b l i c s e r v i c e a n n o u n c e m e n t s i n th e s c h o o l n e w s l e t t e r a b o u t co m m u n i t y a c t i v i t i e s a n d / o r re s o u r c e s a v a i l a b l e t o s t u d e n t s a n d t h e i r f a m i l i e s . 14 N o v e m b e r 2 0 0 5 T H A T , a s p e r S e c t i o n 3 0 ( 1 ) o f R e g u l a t i o n 1 8 1 , t h e B o a r d ac c e p t s t h e d e t e r m i n a t i o n o f t h e S p e c i a l E d u c a t i o n A p p e a l Boa r d h e l d o n 1 3 O c t o b e r 2 0 0 5 a nd s o i n d i c a t e s t o e a c h o f the p e r s o n s i n d i c a t e d i n Re g u l a t i o n 1 8 1 , S e c t i o n 2 9 ( 1 ) . Gl e n d a S t e v e n s o n C. A l c e Nov 2005 14 N o v e m b e r 2 0 0 5 T H A T s t a f f a n d t h e e x te r n a l a u d i t o r s b e r e q u e s t e d t o pr o v i d e a n e s t i m a t e o f c o s t s a s s o c i a t e d w i t h t h e n e w pr o v i n c i a l r e q u i r e m e n t s f o r f i na n c i a l r e p o r t i n g a n d a u d i t i n g an d t h e B o a r d w r i t e a l e t t e r t o t h e M i n i s t e r o f E d u c a t i o n an d o t h e r m i n i s t e r s a s a p p r o p r i a te , t o c o n s i d e r a d j u s t i n g t h e fu n d i n g f o r m u l a t o c o v e r t h e s e c o s t s . Mi c h a e l C l a r k e 14 N o v e m b e r 2 0 0 5 T H A T t h e O t t a w a - C a r l e t o n D i s t r i c t S c h o o l B o a r d a c c e p t wit h r e g r e t T r u s t e e S h e r y l M a c D o n a l d ’ s l e t t e r o f res i g n a t i o n , e f f e c t i v e 1 4 N o v e m b e r 2 0 0 5 . Mi c h è l e G i r o u x Nov 2005 14 N o v e m b e r 2 0 0 5 A. T H A T t h e B o a r d a u t h o r i z e t h e f i l l i n g o f t h e t r u s t e e vac a n c y b y a p p o i n t m e n t ; B. T H A T t h e B o a r d a p p r o v e t h e t r u s t e e c a n d i d a t e app l i c a t i o n p r o c e s s a s o u t l i n e d i n r e p o r t 0 5 - 2 6 1 ; a n d C. T H A T t h e B o a r d a p p r o v e t h e t i m e l i n e o u t l i n e d i n Opt i o n T h r e e o f r e p o r t 0 5 - 2 6 1 w i t h r e s p e c t t o t h e t r u s t e e app o i n t m e n t p r o c e s s . Th e a p p r o v e d m o t i o n i n c l u d e d t h e f o l l o w i n g am e n d m e n t s t o t h e t i m i n g o f t h e c a n d i d a t e a p p o i n t m e n t Mi c h è l e G i r o u x Nov 2005 Nov 2005 Nov 2005 B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 20 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date pr o c e s s : • TH A T t h e t h i r d s t e p o n t h e t a b l e o f o p t i o n s f o r t h e Ti m i n g o f t h e C a n d i d a t e A p p o i nt m e n t P r o c e s s b e r e v i s e d as f o l l o w s : B o a r d M e e t i n g fo r C a n d i d a t e I n t e r v i e w s , in c l u d i n g Q u e s t i o n s a n d An s w e r s a n d A p p o i n t m e n t • Th e a p p r o v e d m o t i o n i n c l u d e d t h e f o l l o w i n g am e n d m e n t s t o r e p o r t N o . 0 5 - 2 6 1 , B o a r d M e m b e r Ap p o i n t m e n t P r o c e s s : • TH A T u n l e s s a l e g a l r e q u i r e m e n t e x i s t s , t h e B o a r d re q u e s t n o f u r t h e r i n f o r m a t i o n o n t h e c a n d i d a t e De c l a r a t i o n o f Q u a l i f i c a t i o n s wi t h r e s p e c t t o e l i g i b i l i t y th a n w a s r e q u i r e d o f c a n d i d a t e s f o r t h e 2 0 0 3 t r u s t e e el e c t i o n . • TH A T S e c t i o n 4 . 5 , s u b - s e c t i o n s i i ) a n d i i i ) b e re p l a c e d b y : ii ) A l e t t e r o f a p p l i c a t i o n a n d s u c h o t h e r i n f o r m a t i o n t h a t th e a p p l i c a n t d e e m s r e l e v a n t . Not e : T h e a d v e r t i s e m e n t t i m e l i n e i n O p t i o n O n e f o r t h e Ti m i n g o f t h e C a n d i d a t e A p p o i n t me n t P r o c e s s , a s o u t l i n e d on F o l i o 3 3 , s h o u l d b e c o r r e c t e d f r o m N o v e m b e r 1 6 t o Nov e m b e r 2 9 , 2 0 0 5 . Ad v e r t i s e m e n t h a s b e e n pl a c e d i n n e w s p a p e r , l o c a l pa p e r s a n d i n f o r m a t i o n fo r w a r d e d t o s c h o o l co u n c i l s Complete – Election Held January 2006 14 N o v e m b e r 2 0 0 5 A . T H A T , a s a n i n t e r i m m e a s u r e t o a d d r e s s t h e lo n g s t a n d i n g f a i l u r e t o p r o v i d e a d e q u a t e a n d a p p r o p r i a t e re m u n e r a t i o n f o r s c h o o l b o a r d m e m b e r s c o m m e n s u r a t e wi t h t h e i r r e s p o n s i b i l i t i e s , t h e B o a r d u r g e t h e M i n i s t e r o f Ed u c a t i o n t o i m p l e m e n t a nd f u n d , e f f e c t i v e 1 D e c e m b e r 20 0 5 , a n n u a l t r u s t e e r e m u n e r a t i o n f o r m e m b e r s o f a bo a r d e q u a l t o t h e a v e r a g e m a x i m u m a l l o w a b l e Mi c h è l e G i r o u x Le t t e r f o r w a r d e d t o Mi n i s t e r o f E d u c a t i o n 28 Nov 2006 B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 21 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date ca m p a i g n e x p e n d i t u r e f o r m e m b e r s o f t h a t d i s t r i c t s c h o o l bo a r d , c a l c u l a t e d i n a c c o r d an c e w i t h t h e f o r m u l a i n ef f e c t f o r t h e 2 0 0 3 m u n i c i p a l el e c t i o n s , o r o t h e r s i m i l a r fo r m u l a e ; B. T H A T O P S B A a n d o t h e r p r o v i n c i a l s c h o o l b o a r d as s o c i a t i o n s b e u r g e d t o s u p p o r t t h i s p r o p o s a l t o im p l e m e n t a p p r o p r i a t e a n d e q u i t a b l e r e m u n e r a t i o n f o r sc h o o l b o a r d m e m b e r s ; C. T H A T t h e B o a r d r e q u e s t t h e M i n i s t e r o f E d u c a t i o n t o in i t i a t e a r e v i e w o f s c h o o l b o a r d m e m b e r r e m u n e r a t i o n a s so o n a s p o s s i b l e , i n v o l v i n g b r oa d c o n s u l t a t i o n w i t h s c h o o l bo a r d m e m b e r s a n d p r o v i n c i a l s c h o o l b o a r d o r g a n i z a t i o n s . 14 N o v e m b e r 2 0 0 5 A . T H A T t h e O C D S B s e nd a l e t t e r t o t h e M i n i s t e r o f Mu n i c i p a l A f f a i r s a n d t h e M a y o r o f t h e C i t y o f O t t a w a ex p r e s s i n g : i) O u r o b j e c t i o n t o t h e l e g i s l at i v e p r o p o s a l s i n t h e n e w Ci t y o f O t t a w a A c t r e l a t i n g t o s c h o o l b o a r d s , s p e c i f i c a l l y th e a u t h o r i t y t o c h a r g e b a c k a p r o - r a t e d s h a r e o f t h e c o s t of m u n i c i p a l e l e c t i o n s t o be n e f i t i n g s c h o o l b o a r d s a n d th e a u t h o r i t y t o h a v e t h e s a me r i g h t s a n d s t a t u s a s t h e sc h o o l b o a r d f o r t h e p u r p o s e s o f a c q u i r i n g p r o p e r t y be i n g d i s p o s e d o f b y a s c h o o l b o a r d ; ii ) O u r c o n c e r n a b o u t t h e p o t e n t i a l f o r t h e s e r e f o r m s t o be p r e c e d e n t s e t t i n g ; ii i ) O u r d i s a p p o i n t m e n t a t t h e l a c k o f c o n s u l t a t i o n o n th i s i s s u e ; a n d B. T h a t t h e l e t t e r b e c o p i e d to t h e M i n i s t e r o f E d u c a t i o n , lo c a l M P P s , C i t y c o u n c i l o r s , l o c a l s c h o o l b o a r d s , t h e Mi c h è l e G i r o u x Mi c h a e l C l a r k e C o m p l e t e 2 8 N o v 2 0 0 6 B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 22 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date On t a r i o P u b l i c S c h o o l B o a r ds ’ A s s o c i a t i o n a n d t h e As s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l M a n a ge r s C l e r k s a n d T r e a s u r e r s of O n t a r i o ( A M C T O ) . 14 N o v e m b e r 2 0 0 5 T H A T s t a f f b e a u t ho r i z e d t o e x e c u t e t h e n e c e s s a r y do c u m e n t a t i o n t o c o m p l e t e t h e e a s e m e n t s o u g h t b y t h e C i t y of O t t a w a a t H i l s o n A v e n u e Pu b l i c S c h o o l , s u b j e c t t o t h e in c l u s i o n o f a p r o v i s i o n a l l o w i ng t h e B o a r d t o t e r m i n a t e t h e ea s e m e n t o n s i x m o n t h s n o t i c e . Mi k e C a r s o n K. O s t a f i c h u k 14 N o v e m b e r 2 0 0 5 A . T H A T t h e B o a r d a p p r o v e t h e r e - e s t a b l i s h m e n t o f t h e at t e n d a n c e b o u n d a r y f o r J o c k v a l e E l e m e n t a r y S c h o o l , a s sh o w n o n A p p e n d i c e s 1 a n d 2 o f r e p o r t N o . 0 5 - 2 4 5 , in c l u d i n g t h e p r o v i s i o n o f a o n e t i m e o p t i o n , t o b e ex e r c i s e d b y 3 1 J a n u a r y 2 0 0 6 , f o r s t u d e n t s c u r r e n t l y at t e n d i n g J o c k v a l e E l e m e n t a r y S c h o o l a n d t h e i r s i b l i n g s , wh o r e s i d e i n t h e a r e a l o c a t e d b e t w e e n D e e r f o x D r i v e an d S t r a n d h e r d D r i v e t o r e m a i n a t J o c k v a l e E l e m e n t a r y Sc h o o l a n d a t t e n d C e d a r v i e w Mi d d l e S c h o o l , o r t o a t t e n d Be r r i g a n e l e m e n t a r y s c h o o l , a n d s u b s e q u e n t l y S i r Wi n s t o n C h u r c h i l l P u b l i c S c h o o l ; B. T H A T s t u d e n t s c u r r e n tl y a t t e n d i n g C e d a r v i e w Mi d d l e S c h o o l r e s i d i n g b e tw e e n D e e r f o x D r i v e a n d St r a n d h e r d D r i v e b e p e r m i t t e d t o r e m a i n a t C e d a r v i e w ; an d C. T H A T a n y f u t u r e s t u d e n t s r e s i d i n g b e t w e e n D e e r f o x Dr i v e a n d S t r a n d h e r d D r i v e , o t he r t h a n t h o s e n o t e d a b o v e , be d i r e c t e d t o B e r r i g a n E l e m e n t a r y S c h o o l a n d S i r Wi n s t o n C h u r c h i l l P u b l i c S c h o o l . Mi k e C a r s o n Im p l e m e n t a t i o n S e p t . 2 0 0 6 N o v 2 0 0 5 14 N o v e m b e r 2 0 0 5 T H A T p e n d i n g a c o mp r e h e n s i v e a c c o m m o d a t i o n r e v i e w fo r K a n a t a N o r t h , a c o n s u l t a ti o n p r o c e s s t o s u p p o r t t h e re v i e w o f t h e i n t e r i m a t t e nd a n c e b o u n d a r i e s o f J a c k Do n a h u e P u b l i c S c h o o l b e l a u n c h e d i m m e d i a t e l y a n d th a t s t a f f c o n s i d e r t h e f o l l o w i n g e l e m e n t s : Mi k e C a r s o n Co n s u l t a t i o n P l a n Dev e l o p e d St u d y i n P r o g r e s s Rec o m m e n d a t i o n t o B o a r d 30 J a n u a r y B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 23 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date • Al l b a c k g r o u n d d a t a t h a t h a s b e e n d e v e l o p e d t o d a t e by p l a n n i n g s t a f f , a s r e f e r r e d to i n p a r a g r a p h 9 o f s t a f f re p o r t 0 5 - 2 4 6 , b e m a d e a v a i l a b l e t o t h e r e p r e s e n t a t i v e s o f Ka n a t a N o r t h s c h o o l s , w h o h a v e b e e n i d e n t i f i e d f o r t h e pu r p o s e o f w o r k i n g w i t h s t a f f o n N o r t h K a n a t a ac c o m m o d a t i o n i s s u e s . • A m e e t i n g t a k e p l a c e b e t w ee n P l a n n i n g S t a f f a n d t h e re p r e s e n t a t i v e s o f K a n a t a N o rt h s c h o o l s , w h o h a v e b e e n id e n t i f i e d f o r t h i s p u r p o s e , t o d i s c u s s t h e l o n g e r - t e r m co n t e x t o f t h i s r e v i e w a n d o t h e r m a t t e r s o f m u t u a l in t e r e s t . • Tw o o p e n h o u s e s b e h e l d b e f o r e 1 4 D e c e m b e r 2 0 0 5 to b r i e f p a r e n t s a n d o t h e r s w h o a r e i m p l i c a t e d , a n d t o re c e i v e p r e s e n t a t i o n s f r o m i n t e r e s t e d p a r t i e s . • An o p e n i n v i t a t i o n b e s e n t t o t h e c o m m u n i t y t o pr o v i d e i n p u t b y m a i l o r e m a i l . • In f o r m a t i o n o n p u b l i c f e e d b a c k b e c o m p i l e d f o r Tr u s t e e s w e e k l y f o r t h e F r i d a y c o u r i e r p a c k a g e s . • A p r o g r e s s r e p o r t b e p r o v i d e d t o t h e 1 4 D e c e m b e r me e t i n g o f t h e B u s i n e s s S e r v i c e s C o m m i t t e e . • A s t a f f r e p o r t w i t h r e c o m m e n d a t i o n s b e p r e s e n t e d t o a s p e c i a l m e e t i n g o f t h e B u s i n e s s S e r v i c e s C o m m i t t e e o n 10 J a n u a r y 2 0 0 6 . * * • Fi n a l d e c i s i o n s b e m a d e b y B o a r d o n 1 6 J a n u a r y 20 0 6 . B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 24 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date ( N o t e : I t w a s d e t e r m i n e d f o l l o w i n g t h e 9 N o v e m b e r 2 0 0 5 Bus i n e s s S e r v i c e s C o m m i t t e e m e e t i n g t h a t 1 0 J a n u a r y wou l d n o t b e s u i t a b l e f o r a m e e t i n g , a n d s t a f f i s w o r k i n g t o fi n d a n o t h e r d a t e b e f o r e t h e 1 6 J a n u a r y 2 0 0 6 B o a r d mee t i n g . ) 14 N o v e m b e r 2 0 0 5 T H A T t h e B o a r d a p p r o v e t h e t i m e l i n e s f o r t h e G r a n t Al t e r n a t i v e S c h o o l A c c o m m o d a t i o n S t u d y a s f o l l o w s : Id e n t i f i c a t i o n o f N e e d f o r S t u d y Bo a r d a p p r o v a l o f a c c o m m o d a t i o n s t u d y t i m e l i n e s 14 N o v e m b e r 2 0 0 5 Co n s u l t a t i o n / D e v e l o p m e n t Ci r c u l a t i o n o f l i s t o f o p t i on s i n A p p e n d i x D o f s t a f f re p o r t 0 5 - 2 4 7 t o t h e s c h o o l c o m m u n i t y f o r d i s c u s s i o n No v e m b e r 2 0 0 5 Me e t i n g o f P l a n n i n g s t a f f a nd G r a n t A l t e r n a t i v e s c h o o l co m m u n i t y t o d i s c u s s o p t i o n s Ja n u a r y 2 0 0 6 Fo l l o w - u p m e e t i n g t o r e c e i v e f e e d b a c k o n op t i o n s Fe b r u a r y 2 0 0 6 Me e t i n g s w i t h o t h e r s c h o o l c o m m u n i t i e s i m p a c t e d b y op t i o n s a n d / o r c o t e r m i n o u s s c h o o l b o a r d s t o r e c e i v e fe e d b a c k o n o p t i o n s Ma r c h 2 0 0 6 Pr e s e n t a t i o n o f s t a f f ’ s r e c o m m e n d a t i o n s t o B u s i n e s s Se r v i c e s C o m m i t t e e Ma r c h 2 0 0 6 St a f f ’ s r e c o m m e n d a t i o n s s u b m i t t e d t o B o a r d Ap r i l 2 0 0 6 De c i s i o n M a k i n g Mi k e C a r s o n P. G a m w e l l St u d y Und e r w a y R e p o r t M a r c h 2 0 0 6 B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 25 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date Bo a r d M e e t i n g – F i n a l D e c i s i o n Ap r i l 2 0 0 6 Co m m u n i c a t i o n a n d I m p l e m e n t a t i o n Co m m u n i c a t i o n o f t h e R e c o m m e n d a t i o n Ap r i l 2 0 0 6 Im p l e m e n t a t i o n o f R e c o m m e n d a t i o n Ma y – S e p t e m b e r 2 0 0 6 14 N o v e m b e r 2 0 0 5 T H A T P o l i c y P . 1 0 7 . F A C , N a m i n g o f S c h o o l s a n d Ed u c a t i o n a l S u p p o r t F a c i l i t i e s a n d O p e n i n g C e r e m o n i e s be r e v i s e d a s f o l l o w s : A. T H A T a n e w s e c t i o n b e a d d e d t o S e c t i o n 2 . 0 t o r e a d : Al l f u t u r e s c h o o l s o f f e r i n g p r o g r a m s f r o m K i n d e r g a r t e n to G r a d e 8 , o r a n y o t h e r e l e m en t a r y g r a d e c o n f i g u r a t i o n th e r e o f , s h a l l h a v e t h e d e s i g n a t i o n “ P u b l i c S c h o o l ” a s pa r t o f t h e o f f i c i a l n a m e ; a n d B. T H A T S e c t i o n 2 . 1 A ) b e a m e n d e d t o r e a d : a) I n h o n o u r o f a f a m o u s C a n a d i a n e v e n t , ac h i e v e m e n t o r i n d i v i d u a l ; Mi k e C a r s o n Co m p l e t e N o v 2 0 0 5 B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 26 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date 28 N o v e m b e r 2 0 0 5 P r o p o s a l s f o r F r e n c h a s a S e c o n d L a n g u a g e R e n e w a l Pr o j e c t s TH A T t h e B o a r d s e n d a l e t t e r t o t h e M i n i s t e r o f Ed u c a t i o n , c o p i e d t o O P S B A , o u t l i n i n g t h e pr o j e c t i n i t i a t i v e s t o b e u n d e r t a k e n , s u c h a s : A p i l o t p r o j e c t r e g a r d i n g a m o d i f i e d v e r s i o n o f a n In t e n s i v e F r e n c h p r o g r a m f o r C o r e F r e n c h d e l i v e r y a t t h e el e m e n t a r y l e v e l ; A p i l o t p r o j e c t o n t h e e v a l u a t i o n o f t h e A c c e l e r a t i v e In t e g r a t e d M e t h o d ( A I M ) f o r C o re F r e n c h d e l i v e r y a t t h e el e m e n t a r y l e v e l , a n d ; A p i l o t p r o j e c t t o e n h a n c e th e o r a l c o m m u n i c a t i o n o f Co r e F r e n c h l e a r n e r s a t t h e s e c o n d a r y l e v e l ; s u b j e c t t o t h e p r o v i s i o n o f f u n d i n g , a n d h i g h l i g h t i n g t h e ne e d f o r a s i g n e d p r o t o c o l ag r e e m e n t i n o r d e r t o a c c e s s Fe d e r a l f u n d s . Jen n i f e r A d a m s Co m p l e t e d December 2005 28 N o v e m b e r 2 0 0 5 A . I n S e c t i o n 1 3 . 6 o f t h e B y - L a w s , a d d a s e c o n d pa r a g r a p h , a s f o l l o w s : 13 . 6 T o e n s u r e c o n t i n u i t y o f t h e w o r k o f a n a d ho c c o m m i t t e e , t h e t r u s t e e m e m b e r s h i p o f an y a d h o c c o m m i t t e e t h a t h a s n o t co m p l e t e d i t s m a n d a t e a s o f t h e d a t e o f t h e Bo a r d ’ s a n n u a l o r g a n i z a t i o n a l m e e t i n g sh a l l r e m a i n t h e s a m e u n t i l t h e m a n d a t e o f th e c o m m i t t e e h a s b e e n c o m p l e t e d , w i t h th e p r o v i s o t h a t t r u s t e e m e m b e r s s h a l l b e re p l a c e d a t t h e t i m e o f t h e a n n u a l B o a r d or g a n i z a t i o n a l m e e t i n g i f ( a ) t h e b a s i s f o r th e i r m e m b e r s h i p i n t h e a d h o c c o m m i t t e e ch a n g e s a s a r e s u l t o f t h e e l e c t i o n o r ap p o i n t m e n t o f t h e C h a i r o r V i c e - C h a i r o f Mi c h è l e G i r o u x C o m p l e t e 2 9 N o v 2 0 0 6 B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 27 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date th e B o a r d a n d C h a i r s o f S t a n d i n g Co m m i t t e e s , t h e r e b y c r e a t i n g a v a c a n c y am o n g t h e n o n - ex o f f i c i o t r u s t e e m e m b e r s or ( b ) t h e y t e n d e r t h e i r r e s i g n a t i o n s f r o m th e a d h o c c o m m i t t e e a s o f t h e d a t e o f t h e an n u a l B o a r d o r g a n i z a t i o n a l m e e t i n g . No t w i t h s t a n d i n g t h e p r i n ci p l e o f c o n t i n u i t y no t e d h e r e i n , t h e a p p o i n t m e n t o f m e m b e r s to a n a d h o c c o m m i t t e e m u s t b e c o n f i r m e d by t h e n e w l y e l e c t e d B o a r d a t t h e s t a r t o f a ne w t e r m o f o f f i c e . B. I n S e c t i o n 1 8 o f t h e B y -l a w s , m o d i f y s e c t i o n s 1 8 . 2 an d 1 8 . 3 a s f o l l o w s : 18 . 2 f i x t h e i r t e r m s o f r e f e r e n c e , r e p o r t i n g re l a t i o n s h i p s a n d e x p e c t e d d a t e o f co m p l e t i o n o f m a n d a t e ; 18 . 3 a l t e r t h e i r c o m p o s i t i o n , t e r m s o f r e f e r e n c e , re p o r t i n g r e l a t i o n s h i p s a nd e x p e c t e d d a t e o f co m p l e t i o n o f m a n d a t e , a s i t m a y d e e m ap p r o p r i a t e f r o m t i m e t o t i m e ; C. I n S e c t i o n 4 . 0 o f A nn e x 2 t o t h e B y - l a w s : St a n d i n g , S p e c i a l P u r p o s e a n d a d h o c C o m m i t t e e s , ad d n e w s u b s e c t i o n s a s f o l l o w s : 4. 2 T h e m e m b e r s h i p o f a n a d h o c C o m m i t t e e sh a l l i n c l u d e o n e o r m o r e t r u s t e e s i n ad d i t i o n t o t h e C h a i r o f t h e B o a r d , a n d m a y in c l u d e s u c h m e m b e r s o f s t a f f a n d / o r me m b e r s w h o a r e n e i t h e r t r u s t e e s n o r s t a f f , as d e t e r m i n e d b y t h e B o a r d a t t h e t i m e o f es t a b l i s h i n g t h e a d h o c C o m m i t t e e . 4. 3 A n a d h o c C o m m i t t e e s h a l l b e e x p e c t e d t o co m p l e t e i t s m a n d a t e b y a d a t e s p e c i f i e d b y th e B o a r d a t t h e t i m e o f e s t a b l i s h i n g t h e a d ho c C o m m i t t e e . B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 28 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date 4. 4 A n a d h o c C o m m i t t e e s h a l l a u t o m a t i c a l l y be s t o o d d o w n w h e n t h e B o a r d d e t e r m i n e s it h a s c o m p l e t e d i t s a s s i g n e d t a s k i n ac c o r d a n c e w i t h i t s t e rm s o f r e f e r e n c e . 5 D e c e m b e r 2 0 0 5 C o n s u l t a t i o n P r o c e s s fo r S p e c i a l i z e d C l a s s e s / P r o g r a m s fo r 2 0 0 6 - 2 0 0 7 TH A T a c o n s u l t a t i o n p r o c e s s a s s e t o u t i n Re p o r t N o . 0 2 - 2 5 7 b e i m p l e m e n t e d f o r co n s u l t a t i o n o c c u r r i n g b e t w e e n N o v e m b e r 2 0 0 5 an d m i d - J a n u a r y 2 0 0 6 , p r i o r t o m a k i n g d e c i s i o n s in F e b r u a r y 2 0 0 6 o n t h e f o l l o w i n g s t a f f - p r o p o s e d ch a n g e s , o r o t h e r c h a n g e s to l o c a t i o n s o f s p e c i a l ed u c a t i o n s y s t e m c l a s s e s f o r t h e 2 0 0 6 - 2 0 0 7 sc h o o l y e a r : • Cl o s u r e o f 1 P S U a t C e n t e n n i a l P u b l i c Sc h o o l • Es t a b l i s h m e n t o f 1 P S U a t S i r G u y C a r l e t o n Se c o n d a r y S c h o o l • Re l o c a t i o n o f D H H f r o m C e n t e n n i a l P u b l i c Sc h o o l t o V i n c e n t M a s s e y P u b l i c S c h o o l • Cl o s u r e o f D u a l D i a g n o s i s p r o g r a m a t Fi e l d i n g D r i v e P u b l i c S c h o o l • Cl o s u r e o f D u a l D i a g n o s i s p r o g r a m a t H e n r y Mu n r o M i d d l e S c h o o l • Re l o c a t i o n o f D u a l D i a g n o s i s p r o g r a m f r o m Cr y s t a l B a y C e n t r e f o r S p e c i a l E d u c a t i o n t o Br i d l e w o o d C o m m u n i t y E l e m e n t a r y S c h o o l • Es t a b l i s h m e n t o f a D u a l D i a g n o s i s p r o g r a m at S i r W i l f r i d L a u r i e r S e c o n d a r y S c h o o l • Es t a b l i s h m e n t o f a D u a l D i a g n o s i s p r o g r a m at L i s g a r C o l l e g i a t e I n s t i t u t e Gl e n d a S t e v e n s o n B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 29 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date • Re l o c a t i o n o f F r e n c h I m m e r s i o n G i f t e d pr o g r a m f r o m M a p l e R i d g e E l e m e n t a r y Sc h o o l t o F a l l i n g b r o o k C o m m u n i t y El e m e n t a r y S c h o o l • Cl o s u r e o f 1 F r e n c h I m m e r s i o n G i f t e d pr o g r a m a t V i n c e n t M a s s e y P u b l i c S c h o o l A m e n d m e n t s t o C o n s u l t a t i o n P l a n (a ) T H A T s e c t i o n 8 o f t h e C o n s u l t a t i o n P l a n in c l u d e b u t n o t b e l i m i t e d t o t h e f o l l o w i n g in f o r m a t i o n r e q u i r e m e n t s : - lo c a t i o n o f s t u d e n t s t o b e s e r v e d , sh o w n b y p o s t a l c o d e o r o t h e r ge n e r a l l o c a t i o n i n d i c a t o r ; - fo r m o v e s o r c o n s o l i d a t i o n s , a br i e f d e s c r i p t i o n o f h o w a n d w h e r e th e p r o g r a m w i l l b e ac c o m m o d a t e d a t t h e r e c e i v i n g sc h o o l ; - ex p e c t e d e n r o l m e n t i n e a c h af f e c t e d s p e c i a l p r o g r a m c l a s s ; - fo r e a c h a f f e c t e d c l a s s , a n e s t i m a t e of t h e n u m b e r o f s t u d e n t s w h o ha v e n o t y e t b e e n i d e n t i f i e d a s ex c e p t i o n a l b u t w h o a r e e x p e c t e d to b e i n t h e c l a s s i n t h e y e a r fo l l o w i n g c h a n g e o f l o c a t i o n ; - ot h e r l o c a t i o n s g i v e n s e r i o u s co n s i d e r a t i o n b y s t a f f b u t r e j e c t e d an d w h y ; - fu t u r e p l a n s f o r p r o g r a m s a f f e c t e d by l o c a t i o n c h a n g e s ( e . g . w h a t ha p p e n s t o H e n r y M u n r o E n g l i s h B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 30 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date Gi f t e d p r o g r a m i f t h e r e is n o fe e d e r p r o g r a m ? ) (b ) T H A T s e c t i o n 7 , p a r t a ) o f t h e C o n s u l t a t i o n Pl a n b e a m e n d e d b y a d d i n g t o t h e e n d o f th a t p a r t t h e w o r d s le t t e r s a n d t e l e p h o n e ca l l s t o p a r e n t s o f st u d e n t s i d e n t i f i e d a s ex c e p t i o n a l w h o a r e e x p e c t e d t o b e i n t h e af f e c t e d p r o g r a m l o c a t i o n s " 5 D e c e m b e r 2 0 0 5 A p p o i n t m e n t t o t h e S p e c i a l E d u c a t i o n A d v i s o r y Co m m i t t e e TH A T t h e B o a r d c o n f i r m t h e f o l l o w i n g a p p o i n t m e n t t o th e S p e c i a l E d u c a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e f o r t h e t e r m en d i n g 3 0 N o v e m b e r 2 0 0 6 : Da v e G r e e n a l l a s t h e r e g u l a r m e m b e r r e p r e s e n t i n g VI E W S f o r t h e V i s u a l l y I m p a i r e d . Joa n M e l a n c o n Co m p l e t e d D e c e m b e r 2 0 0 5 12 D e c e m b e r 2 0 0 5 Sa f e S c h o o l s A c t Re v i e w , R e g i o n a l C o n s u l t a t i o n (A ) T H A T t h e O t t a w a - C a r l e t o n D i s t r i c t Sc h o o l B o a r d w r i t e a l e t t e r t o t h e M i n i s t e r of E d u c a t i o n r e q u e s t i n g t h a t m e a n i n g f u l co n s u l t a t i o n w i t h a l l s t a k e h o l d e r s o c c u r a s pa r t o f t h e p r o v i n c i a l r e v i e w o f t h e Sa f e Sc h o o l s A c t ; a n d (B ) T H A T s t a f f c o n t i n u e t o l o b b y a l o n g w i t h th e B o a r d ’ s e d u c a t i o n a l p a r t n e r s f o r me a n i n g f u l c o n s u l t a t i o n a s p a r t o f t h e pr o v i n c i a l r e v i e w o f t h e s a f e s c h o o l s le g i s l a t i o n . (C ) T H A T s t a f f i m m e d i at e l y d r a f t a r e s p o n s e Dia n e J e u d y-H u g o Co m p l e t e d Le t t e r s e n t t o M i n i s t e r On g o i n g Re s p o n s e d r a f t e d December 2005 B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 31 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date to t h e M i n i s t r y o f E d u c a t i o n d o c u m e n t Sa f e r S c h o o l s D i s c u s s i o n G u i d e f o r re v i e w b y t h e B o a r d a n d t i m e l y su b m i s s i o n t o t h e S a f e S c h o o l s A c t i o n Te a m . Su b m i t t e d t o E d u c a t i o n Co m m i t t e e 2 3 J a n 0 6 12 D e c e m b e r 2 0 0 5 F i n a l R e p o r t a n d R e c o m m e n d a t i o n s f r o m C o n s u l t a t i o n Po l i c y T a s k G r o u p A. T H A T r e v i s e d P o l i c y P . 1 1 0 . G O V : Co n s u l t a t i o n b y t h e B o a r d , S c h o o l s a n d Sc h o o l C o u n c i l s w i t h C o n s t i t u e n t G r o u p s an d t h e W i d e r C o m m u n i t y ( a t t a c h e d a s ap p e n d i x A ) b e a p p r o v e d . B. T H A T s t a f f u n d e r t a k e a n a w a r e n e s s ca m p a i g n t o i n f o r m s t a k e h o l d e r g r o u p s wi t h i n a n d o u t s i d e t h e O C D S B o f t h e Bo a r d ’ s d e s i r e f o r m e a n i n g f u l co n s u l t a t i o n o n k e y i s s u e s a n d t h e ex i s t e n c e o f t h e c o n s u l t a t i o n p o l i c y a n d co n s u l t a t i o n p r o c e d u r e . C. T H A T t r a i n i n g b e i n c o r p o r a t e d i n t o ex i s t i n g f r a m e w o r k s f o r B o a r d s t a f f gr o u p s , a d v i s o r y c o m m i t t e e s a n d s c h o o l co u n c i l s w i t h r e g a r d t o t h e c o n s u l t a t i o n po l i c y a n d c o n s u l t a t i on p r o c e d u r e w i t h a fo c u s o n t h e d e v e l o p m e n t o f c l e a r wo r k a b l e t i m e l i n e s , g o o d c o m m u n i c a t i o n s an d o v e r a l l d e s i g n o f t h e c o n s u l t a t i o n pr o c e s s i n c l u d i n g p r a c t i c a l e x a m p l e s . D. T H A T s t a f f b e d i r e c t e d t o i m p l e m e n t a n ef f e c t i v e m e c h a n i s m f o r k e e p i n g Is a b e l M i l l i n gto n C o m p l e t e O n g o i n g ( S c r i p t / p r e s e n t ation being pr e p a r e d ) On g o i n g On g o i n g . O n e a s p e c t w i l l be i n c o r p o r a t e d i n t o 12 Dec 2005 B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 32 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date st a k e h o l d e r s i n f o r m e d o f t h e p r o c e s s a n d ou t c o m e s o f d i s t r i c t l e v e l c o n s u l t a t i o n s . E. T H A T t h e r e v i s e d p o l i c y a n d i t s im p l e m e n t a t i o n b e r e v i e w e d b y t h e B o a r d tw o y e a r s a f t e r t h e d a t e o f a p p r o v a l b y t h e Bo a r d . F. T H A T t h e C o n s u l t a t i o n P o l i c y T a s k Gr o u p b e s t o o d d o w n . re d e s i g n o f w e b s i t e . - Do n e 12 D e c e m b e r 2 0 0 5 R e q u e s t f o r P r o p o s a l an d S e l e c t i o n P r o c e s s f o r L e g a l Se r v i c e s P r o v i d e r A. T H A T t h e B o a r d a p p r o v e t h e R e q u e s t f o r Pr o p o s a l f o r L e g a l S e r v i c e s a s d i r e c t e d i n Co m m i t t e e o f t h e W h o l e ( i n c a m e r a ) B. T H A T t h e E v a l u a t i o n C o m m i t t e e id e n t i f i e d i n t h e R e q u e s t f o r P r o p o s a l s f o r Le g a l S e r v i c e s i n c l u d e t h r e e T r u s t e e s , t o be a p p o i n t e d b y t h e B o a r d , t h e D i r e c t o r o f Ed u c a t i o n , t h e S u p e r i n t e n d e n t o f H u m a n Re s o u r c e s , t h e S u p e r i n t e n d e n t o f Fa c i l i t i e s a n d t h e C h i e f F i n a n c i a l O f f i c e r . Tr u s t e e s G e t t y , M o e n a n d S c o t t w e r e a p p o i n t e d t o t h e Ev a l u a t i o n C o m m i t t e e . Jan i c e M c C o y I n p r o g r e s s 12 D e c e m b e r 2 0 0 5 N e g o t i a t i o n s I s s u e TH A T s t a f f p r o c e e d w i t h a n e g o t i a t i o n s i s s u e a s di s c u s s e d i n C o m m i t t e e o f th e W h o l e ( i n c a m e r a ) . Jan i c e M c C o y In p r o g r e s s B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 33 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date 12 D e c e m b e r 2 0 0 5 A p p o i n t m e n t t o S p e c ia l E d u c a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e TH A T t h e B o a r d c o n f i r m J u d y B e a t t i e a s t h e reg u l a r m e m b e r , r e p r e s e n t i n g V O I C E f o r H e a r i n g Im p a i r e d C h i l d r e n o n t h e S p e c i a l E d u c a t i o n Adv i s o r y C o m m i t t e e f o r t h e t e r m e n d i n g 3 0 Nov e m b e r 2 0 0 6 . Joa n M e l a n c o n Co m p l e t e d D e c e m b e r 2 0 0 5 12 D e c e m b e r 2 0 0 5 P e a c e a n d G l o b a l E d u c a t i o n Th a t s t a f f b r i n g t o a f u t u r e m e e t i n g o f t h e E d u c a t i o n Co m m i t t e e a r e p o r t o n Pe a c e a n d G l o b a l E d u c a t i o n in i t i a t i v e s a t t h e O C D S B , a n d TH A T t h e s t a f f r e p o r t i n c l u d e i n f o r m a t i o n o n c u r r e n t in i t i a t i v e s , p o s s i b l e f u t u r e i n i t i a t i v e s a n d re c o m m e n d a t i o n s t o t h e M i n i s t r y o f E d u c a t i o n f o r as s i s t i n g b o a r d s t o a d d r e s s t h i s s u b j e c t m a t t e r . La u r a M c A l i s t e r 12 D e c e m b e r 2 0 0 5 C o n s o l i d a t e d F i n a n c i a l S t a t e m e n t s 2 0 0 4 - 2 0 0 5 TH A T t h e B o a r d a p p r o v e t h e 2 0 0 4 - 2 0 0 5 C o n s o l i d a t e d Fi n a n c i a l S t a t e m e n t s . Mi c h a e l C l a r k e Co m p l e t e d December 05 12 D e c e m b e r 2 0 0 5 P h o t o c o p i e r C o n t r a c t TH A T s t a f f b e a u t h o r i z e d t o p r o c e e d a s d i r e c t e d i n Co m m i t t e e o f t h e W h o l e ( i n c a m e r a ) , w i t h a c o n t r a c t f o r th e p r o v i s i o n o f l e a s e d d i g i t a l p h o t o c o p i e r e q u i p m e n t f o r a p e r i o d o f f o u r y e a r s co m m e n c i n g 9 J a n u a r y 2 0 0 6 . Mi c h a e l C l a r k e , Sa n d r a M e i l l e u r Co m p l e t e d January 06 B o a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 2 5 J a n u a r y 2 0 0 6 34 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date 12 D e c e m b e r 2 0 0 5 P r o p e r t y I s s u e TH A T t h e o f f e r f o r t h e O C DS B p r o p e r t y a t H u n t C l u b Ro a d a n d C a h i l l D r i v e b e a c c e p t e d a s d i s c u s s e d i n Co m m i t t e e o f t h e W h o l e ( i n c a m e r a ) . Mi k e C a r s o n Co m p l e t e 12 D e c e m b e r 2 0 0 5 S t u d y : C l o s u r e o f F i t z r o y H a r b o u r P u b l i c S c h o o l A. T H A T s t a f f b e g i n t h e s t u d y f o r c l o s u r e o f Fi t z r o y H a r b o u r P u b l i c S c h o o l e f f e c t i v e Se p t e m b e r 2 0 0 6 ; a n d t h a t s t a f f p r o c e e d wi t h t h e c o n s u l t a t i o n p r o c e s s i n ac c o r d a n c e w i t h t h e t i m e l i n e s s h o w n i n Ap p e n d i x A o f R e p o r t N o . 0 5 - 2 7 3 ; a n d B. T H A T t h e B o a r d w r i t e t o t h e M i n i s t e r o f Ed u c a t i o n i n f o r m i n g h i m o f t h e c l o s u r e st u d y a n d t h e r a t i o n a l e f o r i t . Mi k e C a r s o n Re c o m m e n d a t i o n t o B o a r d 19 J a n u a r y 2 0 0 6 L e t t e r t o M i n i s t e r 1 6 Dec e m b e r 2 0 0 5