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HomeMy WebLinkAbout07 Report 06-102 Board Motions Tracking System 26 April 2006 Report No. 06-102 to Chairs’ Committee Re: Board Motions Tracking System ORIGINATORS: Monica Ceschia, Manager of Board Services Maureen Strittmatter, Senior Board Coordinator PURPOSE: 1. To provide Trustees with the Board Motion Report covering the period 25 January 2006 to 10 April 2006. BACKGROUND: 2. At the June 2004 Chairs’ Committee meeting, the initial tracking system reflecting all resolutions approved by the Board covering the period 1 December 2003 to 14 June 2004 was received. 3. Updates have been provided quarterly since June 2004. STATUS: 4. The tracking system update, attached as Annex 1, reflects board motions approved since the last report in January 2006 and also includes any motions where action has not been completed from the previous reports. 5. The next update on public motions will be provided at the June Chairs’ Committee meeting. SUBMITTED FOR INFORMATION ___________________________________ Lorne M. Rachlis Director of Education/Secretary of the Board Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t Annex 1 2 6 A p r i l 2 0 0 6 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t u s On - G o i n g W o r k Completion Date 26 J a n u a r y 2 0 0 4 TH A T a n e w J K - 8 ‘ A v a l o n El e m e n t a r y S c h o o l ’ , s o u t h o f I n n e s i n Cu m b e r l a n d , ( 5 0 0 p u p i l p l a c e s ) b e c o n s t r u c t e d t o o p e n e f f e c t i v e Se p t e m b e r 2 0 0 5 w i t h t h e f o l l o w i n g r e d i r e c t i o n : Re d i r e c t J K - 8 E N G a n d E F I p r o g r a m s t u d e n t s r e s i d i n g i n t h e M a p l e Ri d g e E S a t t e n d a n c e a r e a s o u t h o f I n n e s R o a d t o t h e N e w A v a l o n E S i n Ea s t U r b a n C e n t r e ( C u m b e r l a n d ) . Mi k e C a r s o n Aw a i t i n g r e s o l u t i o n o f s i t e is s u e s . M e m o t o T r u s t e e s 2 3 Se p 0 5 . Pe n d i n g . 26 J a n u a r y 2 0 0 4 TH A T a n e w J K - 6 E N G / E F I 'L o n g f i e l d s / D a v i d s o n H e i g h t s # E l e m e n t a r y Sc h o o l ' ( L D H # 3 ) ( 5 5 0 p u p i l p l a c e s ) b e c o n s t r u c t e d t o o p e n i n S e p t e m b e r 20 0 6 ; a n d Mi k e C a r s o n In p r o g r e s s Co n t r a c t A w a r d e d J u l y 2 0 0 5 wi t h S e p t e m b e r 2 0 0 6 Oc c u p a n c y 23 F e b r u a r y 2 0 0 4 TH A T s t a f f b e d i r e c t e d , i n c o n s u l t a t i o n w i t h t h e B o a r d ’ s r e a l e s t a t e ad v i s o r s , t o d e t e r m i n e t h e f e a s i bi l i t y o f a n d p o s s i b l e a p p r o a c h e s in c l u d i n g p u b l i c p r i v a t e p a r t n e r s h i p s , f o r t h e p u r p o s e o f r e c o n f i g u r i n g sc h o o l f a c i l i t i e s a n d c o n s o l i d a t i n g s c h o o l s i n C e n t r e t o w n t o b e s t m e e t t h e ac c o m m o d a t i o n a n d p r o g r a m n e e d s o f s t u d e n t s , a n d t o p r o v i d e a pr e l i m i n a r y r e p o r t t o t h e M a y B u s i n e s s S e r v i c e s C o m m i t t e e . Mi k e C a r s o n Pr e l i m i n a r y R e p o r t de f e r r e d Re p o r t t o b e p r e s e n t e d t o Bu s i n e s s S e r v i c e s i n M a r c h 20 0 5 Is s u e D e f e r r e d 23 F e b r u a r y 2 0 0 4 TH A T s t a f f b e d i r e c t e d t o p r o c e e d w i t h t h e c o n s t r u c t i o n s c h e d u l e a s ou t l i n e d : i) B e r r i g a n E l e m e n t a r y S c h o o l S e p t . 2 0 0 5 ii ) S t i t t s v i l l e N e w E l e m e n t a r y S c h o o l S e p t . 2 0 0 5 ii i ) R u r a l C u m b e r l a n d ( M e a d o w v i e w ) E l e m e n t a r y S c h o o l S e p t . 2 0 0 5 ( N o w H e r i t a g e E l e m e n t a r y S c h o o l iv ) A v a l o n E l e m e n t a r y s c h o o l S e p t . 2 0 0 6 v) L o n g f i e l d s / D a v i d s o n H e i g h t s # 3 E l e m e n t a r y S c h o o l S e p t . 20 0 6 vi ) B r i d l e w o o d S o u t h E l e m e n t a r y S c h o o l S e p t . 2 0 0 5 ( N o w R o c h C a r r i e r E l e m e n t a r y S c h o o l ) Mi k e C a r s o n Op e n e d J a n 0 6 Op e n e d S e p 0 5 Co m p l e t i o n p l a n n e d J u n e 0 6 - op e n i n g p l a n n e d f o r S e p t 0 6 Se e J a n 2 6 n o t e Op e n i n g p l a n n e d S e p t 0 6 Op e n e d o n S e p 0 5 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date 8 A p r i l 2 0 04 TH A T t h e r e vi e w o f t h e d e l i v e r y of s p e c i a l e d u c a t i o n p r o g r a m s a n d se r v i c e s , a s p r o p o s e d b y t h e S p e c i a l E d u c a t i o n A d v i s o r y C omm i t t e e , b e ap p r o v e d o n t he u n d e r s t a n d i n g t h a t st a f f of L e a r n i n g S u p p o r t S e r v i c e s an d Q u a l i t y As s u r a n c e b e i n v o l ve d , i n ke e p i n g w i t h th e c o n c e r n s r a i s e d in s t a f f r e p o r t 0 4 - 0 9 9; a n d TH A T t h e b u d g e t f o r t h e r evi e w , u p t o $3 0 , 0 0 0 t o a d d r e s s s t a f f i n g n e e d s an d t h e c o s t s i n h e r e n t i n c o nd u c t i n g t h e r evi e w , b e a p p r o v e d . Gl e n d a S t e v e n s o n Mi c h a e l C l a r k e Bu d g e t c r e a t e d Ph a s e I – S p e c i a l E d u c a t i o n Su r v e y c o m ple t e d . Ph a s e I I – S p e c i a l E d u c a t i on Pr o g r a m & S ervice review co mple t e d , s t aff re c o mm e n d a t i o n s g o t o Ed u c a t i o n C o m m i t t e e J u n e 20 0 6 . 14 J u n e 2 00 4 TH A T s u b j e c t t o f u r t h e r i npu t r e g a r d i n g c o n f i g u r a t i o n a n d p r og r a ms fr o m t h e c o mm un i t y a n d t he O C D S B p l a n n i n g d e p a r t me n t d u r i n g a n ac c o mm o d a t i on r e v i e w , a n e w “ R i v e r s i de S o u t h E l e m e n t a r y S c h o o l ” (p o t e n t i a l l y J K-8 , E N G / E F I , 6 0 0 pu p i l p l a c e s ) b e c o n str u c t e d t o o p e n f o r Se p t e m be r 2 0 0 6 TH A T t h e p o s s i b i l i t y a n d / o r a p p r o p r i a t e n e s s o f , a d a y ca r e c e n t r e b e i n g bu i l t a n d a t t a c h e d t o t h e s c h o o l bu il d i ng ( i . e . , a s s u ming t h e a p p r o p r iat e fu n d i n g i s p r ov i d e d by t h e g o v e r n m ent s r e s p o n s i b l e f o r p r o v i di n g su c h se r v i c e s ) wi l l b e e x p l o r e d by t h e O C D S B P l a n n i n g D epa r t ment , w i th a re p o r t b a c k t o t h e S e p t e m be r 2 0 0 4 B u s i ne s s S e r v i c e s C o m m i t t e e me e t i n g ; TH A T i n c o n s u l t a t i o n w i t h t h e c o mm u n i t i e s i n v o l v e d , a n a c c o mm odat i o n re v i e w - a s p r o p o s e d b y s t a f f i n O C D S B R e p o r t # 0 4 - 127 ( f o l i o 7 6 , 12 Ma y 2 0 0 4 B u s i n e s s S e r v i c e s A g e n d a ) , - b e c o n d u c t e d f o r t h e R i v e r s i d e So u t h pl a n n i n g a r e a ( a n d a n y r e l e v a n t ad j a c e n t p l a n n i n g a r e a s , a s de t e r min e d b y O C D S B p l a n n i n g s t a f f ) , w i t h r e c o mm e n d a t i o n s t o be pr e s e n t e d t o t h e D e c e m b e r 20 0 5 B u si n e s s S e r v i c e s C o mm i t t e e me e t in g ; an d TH A T i n p a r a l l e l w i t h t h e p r o p o s e d a c c o m m o d a t i o n r e v i e w p r o c e s s, t h e "C o m pl e t i o n S e p t e m be r 2 0 0 6 S c h e d u l e " fo r c o n s t r u c t i o n b e i m pl e m e n t e d us i n g t h e a s s u m pti o n s o u t l i n e d i n A p p e nd i x 2 o f t h e O C D S B R epo r t # 0 4 - 12 7 ( f o l io 7 8 , 1 2 M a y 2 0 0 4 B u si n e s s S e r v i c e s A g e n d a ) . Mi k e C a r s o n In p r o g r e s s Pr e - t e n d e r B u d g e t – A p r i l 2005 Co n t r a c t A w a rded September 20 0 5 Sc h o o l t o op e n in September 20 0 6 Co mple t e d Co mple t e In p r o g r e s s Rec. to Board 16 Jan 06 2 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date 13 S e p t e m be r 20 0 4 TH A T t h e O C D S B e n d o r s e t h e i n t e n t i o n o f t h e A c a d e m ic A t h l e t i c Co mm un i t y Pa r t n e r s h i p t o c a r r y o u t a d e t a i l e d f e a s i b i l i t y s t u d y o f t he pr o p o s a l f o r a thl e t i c f a c i l i t i e s a d j a c e n t t o C a i r i n e W i l s o n S S . TH A T t h e D i re c t o r b e a u t h o r i z e d t o n e g o t i a t e t h e t e r m s o f O C D S B pa r t i c i p a t i o n i n t h e s t u d y a n d A c a d e m ic A t h l e t i c C o mm un i t y P a r t n ers h i p ac c e ss t o t h e s i t e . TH A T s t a f f b e a u t h o r i z e d t o p a r t i c i p a t e i n t h e f e a s i b i l i t y s t u d y Mi k e C a r s o n Fe a s i b i l i t y s t u d y received, staff wi l l b e r e q u i r i n g a d d i t i onal in f o r m at i o n . 13 S e p t e m be r 20 0 4 TH A T s t a f f , wi t h t h e a s s i s t a n c e o f t h e C i t y o f O t t a w a , m a k e f a c i l i t i es av a i l a b l e w h e r e p o s s i b l e t o pr o v i d e pr o g r am m ing a t s i t e s p r e v i o u s l y no t ac c e ss ed f o r c o mm un i t y p r o g r a m m i n g . Mi k e C a r s o n Di s c u s s i o n s c o n t i n u ing with Ci t y S t a f f 25 O c t o b e r 2 00 4 TH A T t h e p r o p o s e d S e n i o r S t u d e n t S u r vey , i n c o r p or at i n g c h a n g e s a g r e e d at t h e E d u c a t i o n C o m m it t e e , a n d a t t h e d i s c r e t i o n o f s t a f f , s u g g e s t i o n s whi c h w e r e t a k e n u n d e r a d v i s e m ent , be a p p r o v e d f or a d m ini s t r a t i o n i n May 2 00 5 ; TH A T o n l y Gr a d e 1 2 s t u d e n t s b e a s k e d t o c o m ple t e t h e s u r v e y g i ve n t h a t : "M a n y s t u d e nt s d o n o t f i n a l i z e t h e i r p l a n s u n t i l t he l a t t e r s t a g e o f G r a d e 12 ; e v e n d e c i si o n s m a d e a t t h a t t i m e ca n b e t e n t a t i v e u n t i l t h e y h e a r t h e ou t c o m e o f t h e i r a p p l i c a t i o n s w i t h h o p e d f o r a c c e p t a n c e r e c e i v e d fr o m uni v e r s i t i e s a n d c o l l e g e s . " - ( M in i s t r y o f E d u c a t i o n , O c t o b e r 2 0 0 3 , Dou b l e C o h o rt S t u d e n t , P has e 3 R e p o rt) TH A T s t a f f con t i n u e t o w o r k t o w a rd s l i n k i n g da t a f r o m v a ri o u s s o u r c e s , in c l u d i n g r e s u l t s f r o m t h e Se n i o r S t u d e nt S u r v e y, t o in f o r m d e c i s i on s t o impr o v e s t u d e n t l e a r n i n g a c r o s s t h e s y st e m. Lau r a M c A l i s t e r On g o i n g Re s u l t s o f M a y 05 Survey su b m it t e d t o E d . C t t e e 2 1 Nov 05 Su r v e y w i l l b e a d ministered ev e r y t w o year s . Ne x t s u r v e y da t e M a y 2007 Oc t o b e r 2 0 0 4 TH A T t h e R o c k c l i f f e C h i l d C a r e C e n t re be a u t h o r i z e d t o p r o c e e d w i t h th e n e x t p h a s e i n p l a n n i n g th e a d d it i o n t o t h e c h i l d c a re f a c i l i t y a t Ro c k c l i f f e P a r k P u b l i c S c h o o l ; a n d Th a t s t a f f b e a u t h o r i z e d t o en t e r i n to a d e v e l o p m e n t a g r e e men t w i t h t h e Ro c k c l i f f e C h i l d C a r e C e n t r e . Mi k e C a r s o n Ag r e e m e n t b e i n g f i n a l i z e d De f e r r ed r e B est Start 3 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date 13 D e c e mber 20 0 4 TH A T t h e f o l l o w i n g s t r a t e g i c p l a n n i n g pr o c e s s t o s u p p o r t t he de v e l o p m en t of a m ult i - y ea r s t r a t e g i c p l an f o r t h e O C D S B b e a p p r o v e d : Ma r c h B r e a k to M a y 2 0 05 - S y st e m c o n s u l t a t i o n o n Ob j e c t i v e s a n d Go a l s ( 2 0 0 4 - 20 0 5 ) Ma y 2 00 5 C h ai r s ' C o mm i t t e e - D i s c u s s i o n o f r e c o m m e n d a t i o n s f o r Ob j e c t i v e s a n d G o a l s f o r 2 00 5 - 2 00 6 Ju n e 2 0 0 5 C h a i r s ' C o mm i t t e e - S u b m is s i o n o f a s t a t u s re p o r t o n t he im pl e m en t a t i o n o f t he a c t i o n p l a n s i n 2 00 4 - 2 00 5 Oc t o b e r 2 0 0 5 C h a i r s ’ C o m m i t t e e – Ba s e d o n a b o v e , s ub m is s i o n o f ac t i o n p l a n s t o t h e B o a r d t o s u p p or t i m pl e m en t a t i o n o f O b j e c t i v e s an d G o a l s f o r 2 0 0 5- 2 0 0 6 Ju n e 2 0 0 6 - Co n d u c t a t h or o u g h e v a l u ati o n f o r p ub l ic a t i o n t o de t e r m in e t h e e x t e n t t o w h i ch t h e O b j e c t i v e s a n d G o a l s f o r 2 0 0 5 - 20 0 6 w e r e a c h i e v e d Ju n e – N o v e mber 2 0 0 6 - Co n s u l t a ti o n on t h e d e v e l o pm e n t o f a st r a t e g i c p l a n f o r a p e r i o d of a t l e a s t t h r e e y ea r s No v e m ber 2 0 0 6 - S c h o ol B oar d e l e c t i o n s Ja n u a r y 2 0 0 7 - C h a i r s ' C o mm i t t e e R e s u l t s o f t h e c o n s ul t a t i o n su b m it t e d t o t h e n e w B o a r d Fe b r u a r y – A p r i l 2 0 07 - D eve l o p a s t r a t e g i c p l a n f o r a p e r i o d o f a t le a s t t h r e e y ea r s t a k i n g i n t o a c c o u n t d a t a f r o m J u n e 2 0 0 6 a n d t h e re s u l t s o f t h e c o n s u l t a t i o n pr o c e s s ( J u n e – N o v e m ber 20 0 6 ) Ma y 2 0 0 7 C h a i r s ' C o mm i t t e e - N e w B o a rd a p p r o v e s s t r a t e g i c p l a n fo r a t l e a s t t h r e e y ea r s , c o i n c i d i n g w i t h i t s t e r m i n o f f i c e Lo r n e R a c h l is Q u a l i t y A s s u r a n c e (P l a n i n p r o g r e s s ) Co mple t e Co mple t e Co mple t e Re s c h e d u l e d to F a l l 2 0 0 6 t o ac c o mm o d a t e s t a n d a r d i z e d t e s t re s u l t s i n f o r m a t i o n . Re p o r t s c h e d u l e d f o r C h a i r s ’ Co mm it t e e M a y 2006. 10 J a n u a r y 2 00 5 TH A T t h e O t t a w a - C a r l e t o n D i s t r i c t S c h o o l B o a r d p a r ti c i p a t e i n t h e Sc h o o l a s H u b o f t h e C o m mun i t y p r o j e c t. TH A T t h e h o s t s c h o o l p r i n c i p a l a p p r o v e a l l a c t i v i t i e s in v o l v i n g t he sc h o o l ’ s p up i ls , s t a f f , a n d p r e m is e s to e n s u r e t h a t t h e y c o n f o r m t o Mi k e N e i l l Pr o j e c t D e f e r red 4 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date Ot t a w a - C a r l e t o n D i s t r i c t S c h o o l B o a r d po l i c i e s , p r o c e d u r e s , a n d co l l e c t i v e a g r e e men t s . TH A T t h e B o a r d w i t h i t s p r oj e c t p a r t n e r s a p p r o a c h t h e M i n i s t r y o f Ed u c a t i o n , o t he r M i n i s t r i e s , a n d a d d i t i on a l s o u r c e s t o s e e k e n d o r s e m e n t an d a d d i t i o n a l f u n d i ng i n s u p p o r t o f t h i s i n i t i a t i v e . TH A T f o r a n y s c h o o l s e e k i n g t o pa r t i c i p a t e o r c h o s e n t o p a r t i c i p a t e i n t h e sc h o o l a s a h u b p r o jec t , t h e p r i n c i p a l i s e x p e c t e d t o c o n s u l t w i t h t he sc h o o l c o u n c i l o n a l l r e l e v a n t i s s u e s . 24 J a n u a r y 2 00 5 TH A T s t a f f b e a u t h o r i z e d t o e n g a g e R M I G r o u p t o r e vi e w t h e c o s t i n g me t h o d o l o g y fo r C o m m un i t y U s e o f S c h o o l s . Mi c h a e l C l a r k e RM I E n g a g e d Re p o r t p r o v i ded to Audit Co mm it t e e . F u r t h e r r e p o r t t o be pr o v i d e d t o B u s i n e s s S e r v i c e s in t h e F a l l o f 20 0 5 24 J a n u a r y 2 0 0 5 TH A T t h e B o a r d d e v e l o p a c o m prehe n s i ve a c c o mm od at i o n p l a n f o r Nor t h K a n a t a f o r i m pl e m e n t a t i o n be g i nnin g i n S e p t e mber 2 0 0 6 ; a nd TH A T f o r t h e 2 0 0 5- 0 6 s c h oo l yea r a n d f oll o w i n g s c h oo l yea r s , a l l j u n i o r ki n d e r g a r t e n st u d e n t s r e s i d i n g w i t h i n t h e J a c k D o n o h u e P u b l i c S c h o o l at t e n d a n c e a r e a b e d i r e c t e d t o R o l a n d M ich e n e r P u b l i c S c h o o l . Mi k e C a r s o n Co mple t e d Co mple t e d January 2006 28 F e b r u a r y 20 0 5 On a moti o n by T r u s t e e S p i ce , s e c o n d e d b y T r u s t e e S c o t t , t h e f o l l o w i n g moti o n w a s r efe r r e d t o t h e n e x t m eet i n g o f t h e B u s i n e s s S e r v i c e s Co mm it t e e . TH A T s t a f f b e d i r e c t e d t o b r i n g f o r w a r d a p r o p o s a l f o r a l o n g e r - t e r m so l u t i o n t o t h e i s s u e s a n d c hal l e n g e s po s e d b y t h e s m all e n r o l m en t s at Fi t z r o y H a r b o u r P . S . a n d To r b o l t o n P. S. t o t h e a p p r op r i a t e c o m m i t t e e a s so o n a s p o s s i b l e . Mi k e C a r s o n To r b o l t o n - t o b e d e a l t w i t h i n co n t e x t o f C a p i t a l P l a n . Fi t z r o y H a r b o u r - s t u d y co mple t e . Closure effective September 2006. 29 M a r c h 2 0 05 TH A T t h e B o a r d a p p r o v e t he f o l l o w i n g cr i t e r i a f o r u s e b y s t a f f i n de v e l o p i n g r e c o mm e n d a t i o n s f o r m ajo r f a c i l i t i e s r e n e w a l p r i o r i t i e s w h i c h co u l d b e f u n d e d f r o m t h e P up i l A c c o m m o d a t i o n R e s e r v e : a) th e p r o j e c t a d d r e s s e s u r g e n t h e a l t h a n d s afe t y c o n c e r n s ; b) th e p r o j e c t r e d u c e s o r e l i min a t e s t h e l i k e l i h o o d o f a n e ven t t h a t c o u l d re s u l t i n e m er g e n c y c l o s u r e o f t h e s c h o o l ; c) th e p r o j e c t r e s u l t s i n r e d u c e d m a i n t e n a n c e a n d / o r o p e ra t i n g c o s t s ; d) th e p r o j e c t s i g n i f i c a n t l y e x te n d s t h e u s e f u l l i f e o f t h e s cho o l b uil d i n g; e) th e s i z e o f i n v e s t ment r e q uir e d i s j u s t i f i e d , c o n s i d e r i n g t h e p l a n n e d fu t u r e u s e o f t he f a c i l i t y a s in d i ca t e d b y t he B o a r d ’ s c a p i t a l p l a n ; f) th e p r o j e c t c o n s i d e r s t h e h i s t o r i c a l a n d h e r i t a g e v a l u e o f t h e b u i l din g; Mi k e C a r s o n/ Mi c h a e l C l a r k e Im plemented Complete 5 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date g) th e p r o j e c t a d d r e s s e s f ac t o r s t h a t h a v e a n e g a t i v e i m pac t o n l e a r n i n g ; an d h) th e p r o j e c t i m p r o v e s a c c e s s i b i l i t y t o t h e f a c i l i t y . TH A T p r o j e c t p r i o r i t i z a t i o n c o n s i d e r th e r a t i o o f t h e ex p e c t e d r e d u c t i o n in l i a b i l i t y a n d c o s t s r e l a t i v e t o t h e c o s t o f t h e p r o j e c t . 11 A p r i l 2 005 TH A T t h e E x e c u t i v e D i r e c t o r o f t h e O C DS B F o u n d a t ion e n g a g e l e ga l co u n s e l t o p r oc e e d w i t h t h e p r o c e s s o f n o n - p r o f i t i n c o r p o r a t i o n a n d ch a r i t a b l e r e g ist r a t i o n o f t h e O C D S B F o un d a t i o n . Pe t e r G a m w e l l / Pa t t i D a v i s Re g i s t r a t i o n S t a t u s R e c e i v ed. February 06 24 M a y 2 00 5 TH A T P l a n n i n g s t a f f c o n d uc t t h e f o l l o w ing e x a m in a t i o n s a n d t a b l e th e i r fi n d i n g s i n a r e p o r t t o t h e B usi n e s s S e rv i c e s C o mm i t t e e , i n t h e c o n t e x t o f th e C a p i t a l P l a n , n o l a t e r t h an O c t o b e r 2 0 0 5 : Id e n t i f y c u r r e n t f a c i l i t y c o n d i t i o n s a t t h e fo l l o w i n g l oca l s c h o o l s : W . E . Go w l i n g P u b li c S c h o o l , F i sh e r P a r k P u b li c S c h o o l / S u mm i t A l t e r n a t i v e Sc h o o l , J . H . Pu t m a n P u b l i c S c h o o l , a n d A g i n c o u r t P ub l i c S c h o o l , in c l u d i n g a b r ea k d o w n o f t he e x p e c t e d r e n o v a t i o n / r e n ewa l p r o j e c t s fo r ea c h s c h o o l o v e r t h e n e x t f i ve y ea r s ; Id e n t i f y t h e c urr e n t a n d f u t ure p h y sic a l s t a t e o f t h e L a u r e n t i a n f a c i l i t y , in c l u d i n g a d eta i l e d l i s t o f p r o j e c t e d r e n o v a t i o n / r e n e wa l w o r k o v e r t h e ne x t f i v e yea r s a n d i t s e s t i m a t e d c o s t , a nd p r o v i d e a de t a i l e d l i s t o f c o s t s as s o c i a t ed w i th r e t a i n i n g t h e f a c i l i t y a s on e o f t h e B o a r d ' s em pt y bu i l d i ng s ; a n d Re p o r t o n t h e f e a s i b i l i t y of us i n g L a u r e n t i a n H i g h S c h o o l a s a n el e m e n t a r y , i nte r m ed i a t e a n d / o r se c o n d a ry s c h o ol s i t e an d / o r O C D S B ad mini s t r a t i o n s i t e a n d / o r f ac i l i t y t o be u s e d f o r r e n t a l s t o c o m m un i ty o r ot h e r g r o u ps . Mi k e C a r s o n In p r o g r e s s – completion date Oc t o b e r 2 0 0 6 . In c l u d e d i n C apital Plan Ca p i t a l p l a n p e n d i n g . Tr u s t e e u p d a t e R e p o r t 0 5 - 0 76 to B u s i n e s s S e r v i c e s D ecember 14 , 2 00 5 . 13 J u n e 2 0 0 5 TH A T t h e me t h o d o l o g y f or t h e d e s i g n a t i o n o f B e a c o n s c h o o l s a s pre v i o u s l y ou t l i n e d i n r e p o r t no . 0 5 - 0 7 0 b e ap p r o v e d . TH A T t h e me t h o d o l o g y be u s e d t o i d e n t i f y B e a c o n S c h o o l s b e g i n n i n g i n 20 0 6 - 2 0 07 . TH A T s t a f f b e d i r e c t e d t o c o n t i n u e t o s e ek w a y s t o i m pr o v e t h e se n s i t i v i t y of th e m e t h o d o l og y t o a d d r e s s n e e d s n o t i d e n t i f i e d t h r o u g h t h e ex i s t i n g m eth od o l o gy. La u r a M c A l i s t e r Ap p r o v e d On g o i n g On g o i n g 6 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date 13 J u n e 2 00 5 TH A T t h e O t t a w a - C a r l e t o n D i s t r i c t S c h o o l B o a r d m ark e t a p r o p e r t y a s di s c u s s e d i n C o mm it t e e o f t h e W h o l e ( i n c a m era; TH A T t h e B o a r d a u t h o r i z e s t a f f t o pr o c e e d w i t h t h e p u r c h a s e o f t h e Ri v e r s i d e S o u t h s i t e a s d i s c u s s e d i n Co m m i t t e e o f t h e W h o l e ( i n c a m era) Mi k e C a r s o n Si t e a c q u i r e d Fi n a l P r i c e – A r b i t r a t i o n i n pr o g r e s s 13 J u n e 2 0 0 5 TH A T s t a f f b e d i r e c t e d t o b r i n g a r e s p o n s e t o t h e C o m m u n i t y U s e o f Sc h o o l s C o s t St u d y t o t h e Bu s i n e s s S e r vic e s C o mm i tt e e e a r l y i n t he f a l l , an d i n c l u d e a co n s u l t a t i o n pl a n f o r a r e v i e w o f p o l i c i e s a n d f e e s . Mi k e C a r s o n de f e r r e d t o F a l l 2 0 0 6 26 S e p t e m be r 20 0 5 TH A T t h e O t t a w a - C a r l e t o n D i s t r i c t S c h o o l B o a r d e x pa n d t h e e x i s t ing ma n d a t e a n d m e m ber s h i p o f i t s T r a d e s a n d T e c h n o l o gy S t e e r i n g Co mm it t e e t o s a t i s f y t h e r e q u i r e m e n t s i n t h e g e n e r a l g u i d e l i n e s , i n t he Mi n i s t r y o f E du c a t i o n ’s p a p e r “ T e c h n o l o g i c a l E d u c a t i o n F u nd i n g 20 0 4 - 20 0 5 ” . La u r a M c A l i s t e r On g o i n g - Me mber s h i p m e e t s the general gu i d e l i n e s s e t b y Ministry 26 S e p t e m be r 20 0 5 TH A T t h e o b j e c t i v e s o f t h e s t u d e n t t r an s f e r s p o l i c y i n c l u d e c o n t r i b u t i n g to p r o g r a m v i a b i l i t y i n a s ma n y s c h o o l s a s p o s s i b l e , b a l a n c e d e n r o l m en t ac r o s s t h e g r a d e s a n d a c c u r ate f o r e c a st i n g o f e n r o l m en t s b y s c h o o l . Mi k e C a r s o n / Mi c h è l e G i roux Wi l l b e c o n s i d e r e d w h e n tr a n s f e r p o l i c y i s r e v i e w e d . 24 O c t o b e r 2 0 0 5 A. TH A T s t a f f b e d i r e c t e d t o pr o c e e d w i t h t h e g a t h e r i n g of d a t a f o r t h e pur p o s e o f r e vi e w i n g t h e i mpac t o f s c h oo l c l o s u r e s o n s t u d e n t s o f th e fo r m e r J . S . W o o d s w o r t h Se c o n d a r y S c ho o l a n d L a u ren t i a n H i g h Sc h o o l . Di a n e J e u d y - H u g o Un d e r w a y Re p o r t t o E d u c a t i o n C o m m i t t e e Se p t 2 0 0 6 24 O c t o b e r 2 00 5 TH A T B o a r d a p p r o v e t h e wo r k p l an , a s a m en d e d , f o r t h e d e v e l o p m e n t o f a Ca p i t a l P l a n . Mi k e C a r s o n In p r o g r e s s – completion date Oc t o b e r 2 0 0 6 . 24 O c t o b e r 2 0 0 5 A. TH A T P l a n n i n g s t a f f b e d i r ec t e d t o u n d e rt a k e a n a c c o mm o d a t i o n st u d y t o r e v i e w t h e o p t i o n s f o r t h e a c c o m m o d a t i o n o f t h e G r a n t Al t e r n a t i v e P r o g r a m f o r S e p t e m be r 2 0 0 6 i n c l u d i n g:  an e s t i mat e of t h e c o s t t o re p a i r th e e x i s t i n g G r a n t b u i l d i n g a n d / o r t h e co s t o f r e c o n s t r u c t i n g t h e G ran t b u i l d in g ; a n d  a r e v i e w a n d e v a l u a t i o n of o t h e r o pti o ns t o r e l o c a t e t h e G r a n t Al t e r n a t i v e P r o g r a m t o a n ot h e r b u i l din g w i t h i n t he G r a n t a t t e n d a n c e a r e a , co n s i d e r i n g t he i m pa c t o n n e i g h b o r i ng s cho o l c o m m unit i e s ; a n d B. TH A T t h e M i n i s t e r b e a d v i s e d t h a t t h e O C D S B must mov e f o r w ar d on a n u r g e n t ba s i s w i t h t h i s a c c o mm o d a ti o n r e v i e w . Mi k e C a r s o n Ka r y n O s t a f i c h u k St u d y c o m ple t e . Co mple t e Co mple t e Co mple t e April 2006 Letter to Minister 29 Nov 05. 14 N o v e m ber 20 0 5 TH A T , a s p e r S e c t i o n 3 0 ( 1 ) o f R e g u l a t i o n 1 8 1 , t h e B o a r d a c c e p t s t h e de t e r m in a t i o n o f t h e S p e c i a l E d u c a t i o n A pp e a l B o a r d h e l d o n 13 O cto b e r 200 5 a n d s o i nd i c a t e s t o e a c h o f t h e p e r s o n s i n d i c a t e d in R e g u l a t i o n 1 8 1 , Se c t i o n 2 9 ( 1 ) . Gl e n d a S t e v e n s o n C. A l c e Nov 2005 7 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date 14 N o v e m ber 20 0 5 TH A T s t a f f and t h e e x t e r n a l a u d i t o r s b e r e q u e s t e d t o p r o v i d e a n e s ti m a t e of c o s t s a s s o c iat e d w i t h t h e n e w p r o v i n c i a l r e q u i r e ments f o r f i n a n c i a l re p o r t i n g a n d a u d i t i n g a n d th e B o a r d w r i t e a l e t t e r t o t h e M i n i s t e r o f Ed u c a t i o n a n d o t h e r m ini s t e r s a s ap p r o p r i a t e , t o c o n s i d e r a d j u s t i n g th e fu n d i n g f o r m ul a t o c o v e r t hes e c o s t s . Mi c h a e l C l a r k e 14 N o v e m ber 20 0 5 TH A T s t a f f b e a u t h o r i z e d t o e x e c u t e t h e n e c e s s ar y d o c um e n t a t i o n t o co mple t e t h e ea s e me n t s o u gh t b y t h e C i t y o f O t t a w a a t H i l s o n A v e n u e Pu b l i c S c h o o l, s u b j e c t t o t he i n c l u s i o n of a p r o v i s i o n a l l o w i n g t h e Bo a r d t o te r min a t e t h e ea s e me n t o n s i x m on t h s n o t i c e . Mi k e C a r s o n K. O s t a f i c h u k A g r e e men t e x e c u t e d Complete 14 N o v e m ber 20 0 5 TH A T p e n d i n g a c o m pre h ens i v e a c c o mm od a t i o n r e v i e w f o r K a n a t a No r t h , a c o n s u l t a t i o n p r oc e s s t o s u p p o r t th e r e v i e w o f t h e i n t e r i m at t e n d a n c e b o u n d a r i e s o f J a c k D o n a h u e Pu b l i c S c h o o l b e l a u n c h e d immedi a t el y an d t h a t s t a f f c o n s i d e r t h e f o l l o w i n g e l e men t s : • Al l b a c k g r o u nd d a t a t h a t h as b e e n d e v e l o p e d t o da t e b y p l a n ni n g st a f f , a s r e f err ed t o i n pa r a g r a p h 9 o f s t a f f r e p o r t 0 5 - 24 6, b e m ade av a i l a b l e t o t h e r e p r e s e n t a t ive s o f K a n a t a N o r t h s c h o o l s , w h o h a v e b e e n id e n t i f i e d f o r th e p u r p ose o f w o r k i n g w i t h s t a f f o n N o r th K a n a t a ac c o mm o d a t i on i s s u e s . • A meet i n g t a k e p l a c e b e t w ee n P l a n n i n g St a f f a n d t h e r e p r e s e n t a t i v es of K a n a t a N o rt h s c h o o l s , wh o h a v e b ee n i d e n t i f i e d f or t h i s p u r po s e, t o di s c u s s t h e l o n g e r - t e r m c o nt e x t o f t h is r e v i e w a n d o t h e r matt e r s o f mutu a l i n t e r e s t . • Tw o o p e n h o u s e s b e h e l d b e f o r e 1 4 De c e m ber 2 0 0 5 t o b r i e f p a r e n t s an d o t h e r s w h o a r e i m pl i c at e d , a nd t o r e c e i v e p r e s en t a t i o n s f r o m in t e r e s t e d p a r ti e s . • An o p e n i n vi t ati o n b e s e n t t o t h e c o m m unit y t o p r o vid e i n p u t b y ma i l o r e m a i l . • In f o r m at i o n o n p u b l i c f e e d b a c k b e c o m pil e d f o r T r u s t e e s w ee k l y f o r th e F r i d a y c o u r i e r p a c k a g e s . • A p r o g r e s s r e po r t b e p r o v i d e d t o t h e 14 De c e mb e r me et i n g o f t h e Bu s i n e s s S e r vic e s C o mm i tt e e . • A s t a f f r e p o r t w i t h r e c o mm e n d a t i o n s b e pr e s e n t e d t o a s p e c i a l me e t i n g o f t h e B u s i n e s s S e r v i c e s Co mm i t t e e o n 1 0 J a nu a r y 2 0 0 6 . ** • Fi n a l d e c i s i o n s b e m a d e b y B o a r d o n 16 J a n u a r y 2 0 06 . ( No t e : I t w a s d e t e r m in e d fo l l o w i n g t he 9 N o v 2 0 0 5 Bu s S e r v C o m m i t t e e mee t i n g t h a t 1 0 J a n w o u l d n o t b e s u i t a b le f o r a mee t i n g , a n d s t a f f i s wor k i n g t o f i nd a n o t he r d a t e b e f o r e t h e 1 6 J a n 2 0 06 Bo a r d m e e t i n g. ) Mik e C a r s o n Co n s u l t a t i o n P l a n Developed St u d y C o m ple t e . Recommendation to Board 30 January Implementation for September 2006. 8 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date 14 N o v e m ber 20 0 5 TH A T t h e B o a r d a p p r o v e t he t i m e l i n e s f o r t h e G r a n t A l t e r n a t i v e S c h o o l Ac c o mm o d a t i o n S t u dy a s f oll o w s : Id e n t i f i c a t i o n o f N e e d f o r S t u d y Bo a r d a p p r o v a l o f a c c o mm o d a t i o n s t u d y t i m e l i n e s 14 N o v e m b e r 2 0 0 5 Co n s u l t a t i o n / D e v e l o p m e n t Ci r c u l a t i o n o f l i s t o f o p t i ons i n Ap p e n d i x D o f s t a f f r e p o r t 0 5 - 2 47 to th e s c h o o l c o mm u n i t y f o r di s c u s s i o n No v e m b e r 2 0 05 Me e t i n g o f P l an n i n g s t a f f a n d G r a n t A l t e r n a t i v e s c h o o l c o m m u n i t y to di s c u s s o p t i o n s Ja n u a r y 2 0 0 6 Fo l l o w - u p m ee t i n g t o r e c e i v e f e e d b a c k o n o p t i o n s Fe b r u a r y 2 0 0 6 Me e t i n g s w i t h o t h e r s c h o o l c o m m u n it i e s i m pa c t e d b y o p t i o ns a n d / or co t e r min o u s s c h o o l b o a r d s t o r e c e i v e f e e d b a c k o n op t i on s Ma r c h 20 0 6 Pr e s e n t a t i o n o f s t a f f ’ s r e c o m m e n d a t i o n s t o B u s i n e s s S e r v i c e s Co mm it t e e Ma r c h 2 0 0 6 St a f f ’ s r e c o mm e n d a t i o n s s u b m it t e d t o B o a r d Ap r i l 2 0 06 De c i s i o n M a k i n g Bo a r d M e e t i n g – F i n a l D e c i s i o n Ap r i l 2 0 0 6 Co m m u n i ca t i o n a n d I m p l e m e n t a t i o n Co mm un i c a t i o n o f t he R e c o m m e n d a t i o n Ap r i l 2 0 0 6 Im pl e m e n t a t i o n o f R e c o m m e n d a t i o n May – S e p t e m b e r 2 0 0 6 Mik e C a r s o n P. G a m w e l l St u d y c o m ple t e . R e p o r t M a r c h 2 0 06 Complete. Report 06-088 to Business Services April 11 5 D e c e m ber 20 0 5 Co n s u l t a t i o n Pr o c e s s f o r S p e c i a l i z e d C l as s e s / P r o g r a m s f o r 2 0 0 6 - 20 0 7 TH A T a c o n s ul t a t i o n p r o c e s s a s s et o u t i n R e p o r t N o . 02 - 2 5 7 b e im pl e m en t e d fo r c o n s u l t a t i on o c c u rr i n g be t w e e n N o v e m ber 2 0 0 5 a n d mi d - J a n u a r y 20 0 6 , p r i o r to m a k i n g d e c i s i o n s i n F e b r u ary 2 00 6 o n the fo l l o w i n g s t a f f - p r o p o s e d c h a n g e s , o r o t h e r c h a n g e s t o l o c a t i o n s o f sp e c i a l e d u c a t i o n s yst e m c l as s e s f o r t h e 2 0 0 6 - 20 0 7 s c h o o l yea r : Gl e n d a S t e v e n s o n C o m ple t e January 2006 9 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date • Cl o s u r e o f 1 PS U a t C e n t e n n i a l P u b l i c Sc h o o l • Es t a b l i s h men t o f 1 P S U a t Si r G u y C a r l e t o n S e c o n d a r y S c h o o l • Re l o c a t i o n o f D H H f r o m C e n t e n n i a l P u b l i c S c h o o l t o Vi n c e n t Ma s s e y P u b l i c S c h o o l • Cl o s u r e o f D u a l D i a g n o s i s p r o g r a m a t F i e l d i n g D r i v e Pu b l i c Sc h o o l • Cl o s u r e o f D u a l D i a g n o s i s p r o g r a m a t H e n r y M un r o Mi d d l e Sc h o o l • Re l o c a t i o n o f D u a l D i a g n o s i s p r og r a m f r o m C r y sta l Ba y C e n t r e fo r S p e c i a l E d u c a t i o n t o B rid l e w o o d C o mm u n i t y E l e men t a r y Sc h o o l • Es t a b l i s h men t o f a D u a l D i a g n o s i s p r o g r am a t S i r W i l f r i d La u r i e r S e c o nd a r y S c h o o l • Es t a b l i s h men t o f a D u a l D i a g n o s i s p r o g r am a t L i s g a r Co l l e g i a t e In s t i t u t e • Re l o c a t i o n o f F r e n c h I m m e r s i o n G i f t e d p r o g r a m f r o m M a p l e Ri d g e E l e m en t a r y Sc h o o l to F a l l i n g b r oo k C o m m un i t y El e m en t a r y S c h o o l • Cl o s u r e o f 1 Fr e n c h I m m e r s i on G i f t e d p r o g r a m at V i nc e n t Ma s s e y P u b l i c S c h o o l 12 D e c e mber 20 0 5 Fi n a l R e p o r t an d R e c o mm e n d a t i o n s f r o m Co n s u l t a t i o n P o l i c y Ta s k Gr o u p A. TH A T r e v i s e d P o l i c y P . 1 1 0 . G O V : C o n s u l t a t i o n b y t h e B o a r d , Sc h o o l s a n d Sc h o o l C o u n c i l s w i t h C o n s t i t u e n t G r o u p s a n d t h e Wi d e r C o m m u n i t y ( a t t a c h e d a s a p p e n d i x A ) b e a p p r o v ed . B. TH A T s t a f f u nd e r t a k e a n aw a r e n e ss c a mp a i g n t o in f o r m st a k e h o l d e r g r o u p s w i t h i n an d o u t s i d e t he O C D S B o f t h e B o a r d ’ s de s i r e f o r mean i n g f u l c o n s u l t a t i o n o n k e y i s s u e s a n d t h e e x i s t e n c e of t h e c o n s u l t ati o n p o l i c y a nd c o n s u l t a t i on p r o c e d u r e . C. TH A T t r a i n i n g b e i n c o r p o r at e d i n t o e x i s t i n g f r a m ewo rk s f o r Bo a r d s t a f f g r o u p s , a d v i s o r y c o m m it t e e s a n d s c h o o l c ou n c i l s w i t h re g a r d t o t h e co n s u l t a t i o n po l i c y an d c o ns u l t a t i o n p r oce d u r e w i t h a f o c u s o n t h e d e v e l o p m en t o f c l e a r w o r k a b l e t i meli n e s , g o o d co mm un i c a t i on s a n d o v e r a l l d e s i g n o f t h e c o n s u l t a t i o n p r o c e s s in c l u d i n g p r a cti c a l e x a mpl es . Isa b e l M i l l i n g t o n C o m ple t e O n g o i n g ( S c r i p t / p r e s e n t a t i o n b e i n g pr e p a r e d ) On g o i n g 12 Dec 2005 10 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date D. TH A T s t a f f b e d i r e c t e d t o i m pl emen t a n e f f e c t i v e me c han i s m f o r ke e p i n g s t a k e h o l d e r s i n f o r m e d o f t h e p r o c e s s a n d o u t c o mes o f di s t r i c t l e v e l c o n s u l t a t i o n s . E. TH A T t h e r e v i s e d p o l i c y a nd i t s i m pl e m e n t a t i o n b e r e v i e w e d b y th e B o a r d t w o yea r s a f t e r t he d a t e o f a p p r o v a l b y t h e Bo a r d . F. TH A T t h e C o n s u l t a t i o n P o licy T a s k G r o up b e s t o o d d own . On g o i n g . O n e a s p e c t w i l l be in c o r p o r a t e d i n t o r e d e s i g n of we b s i t e . - Do n e 12 D e c e mber 20 0 5 Re q u e s t f o r P r o p o s a l a n d S e l e c t i o n P r o c e s s f o r L e g a l Se r v i c e s P r o v i d e r A. TH A T t h e B o a r d a p p r o v e t he R e q u e s t f o r P r o p o s a l f o r L e g a l Se r v i c e s a s d i r e c t e d i n C o m m i t t e e o f t h e W h o l e ( i n c a m era) B. TH A T t h e E v a l u a t i o n C o m m i t t e e id e n t i f i e d i n t h e R e q u e s t f o r Pr o p o s a l s f o r Le g a l S e r v i c e s i n c l u d e t h r e e T r u s t e e s , t o b e ap p o i n t e d by th e B o a r d , t h e D i r e c t o r o f E d u c a t i o n , t h e Su p e r i n t e n d e nt o f H u m an R e s o u r c e s , t h e S u p e r i n t e n d e n t o f Fa c i l i t i e s a n d t h e C h i e f F i n a n c i a l O f f i c e r . Tr u s t e e s G ett y, M o e n a n d Sc o t t w e r e a p po i n t e d t o t h e E v a l u a t i o n Co mm it t e e . Jan i c e M c C o y Co m pleted Approved10 April 2006 Board meeting. 12 D e c e mber 20 0 5 Pe a c e an d G l o b a l E d u c a t i o n Th a t s t a f f b r i n g t o a f utu r e m e e t i n g o f t h e E d u c a t i o n Co mm it t e e a re p o r t on Pe a c e a n d G l o b a l E d uc a t i o n i nit i a t i v e s a t t h e O C D S B , a n d TH A T t h e s t a f f r e p o r t i n c l u d e i n f o r m at i o n o n c u r r e n t i nit i a t i v e s , p o s si b l e fu t u r e i n i t i a t i ve s a n d r e c o m m e n d a t i o n s to t h e M i n i s t ry of E d u c a t i o n f o r as s i s t i n g b o a r d s t o a d d r e s s t h i s s u b j e c t m a t t e r . La u r a M c A l i s t e r G o i n g t o J u ne E d u c a t i o n Co mm it t e e . 18 J a n u a r y 2 00 6 Su m m a t i v e E val u a t i o n o f Bo a r d P e r f o r m a n c e A. TH A T t h e S u m m a t i v e E v a l ua t i o n o f B o a rd P e r f o r m a n c e b e a c ce p t e d as t h e f i n a l s t a g e o f t h e 2 0 0 4 - 2 0 0 5 B o a r d e v a l u a t i o n pr o c e s s , a n d ; B TH A T a me e t in g o f t h e A d Ho c C o mm it t ee o n D i r e c t o r a n d B o a r d ev a l u a t i o n p r o c e s s e s b e c o nv e n e d t o i n it i a t e a r e v i e w of t h e p r o c e s s e s . Mi c h è l e G i roux A d H o c C o m m i t t e e meeting held on M a r c h 6 , 20 0 6 . Next meeting sc h e d u l e d f o r A p r i l 2 4 , 2006. 11 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date 18 J a n u a r y 2 00 6 Ne w R i v e r s i d e S o u t h S c h o ol A t t e n d a n c e B o u n d a r y S t ud y - Re c o mm e n d a ti o n A. TH A T t h e a t t e n d a n c e b o u n da r y of t h e n e w R i v e r s i d e So u t h s c h o ol be a p p r o v e d as r e c o mm e n ded , w i t h t h e sc h o o l o p e n i ng i n Se p t e m be r 2 0 0 6 w i t h a J K - 5 E N G / E F I g r a d e / p r o g r a m c o n f i g u r a t i o n ad v a n c i n g o n e g r a d e p e r y e a r u n t i l f u l l i mpl em e n t a t i o n o f t h e in t e r m ed i a t e pr o g r a m i n S e p t e m be r 2 0 0 9 , e x c e p t t h a t t h e Ri v e r / L i m eba n k / L e i t r i m t r i a n g l e b e i n c l u d e d i n t he n ew R i v e r s i d e So u t h s c h o ol bo u n da r y, r a t her t h a n t h e E li z a b e t h P a r k P u b l i c Sc h o o l b ou n dary ; B. TH A T t h e a t t e n d a n c e b o u n da r i e s f o r M a n o t i c k P u bl i c Sc h o o l a n d Ri d e a u V a l l e y M i d d l e S c h o o l b e ap p r ov e d a s o u t l i n e d i n s t a f f re p o r t N o . 0 5 -2 7 5 ; C. TH A T t h e L a t e F r e n c h I m m e rs i o n p r o g r a m s at S a w m i l l C r e e k El e m en t a r y S c h o o l a n d R i de a u V a l l e y Mi d d l e S c h o ol b e co n s o l i d a t e d co mm e n c i n g i n S e p t e m be r 20 0 8 , a n d t hat s t a f f b e di r e c t e d t o e x a m in e t h e p o s s i b i l i t y o f r e d i r e c t i n g s t u d e n t s f r o m t h e most n o r t h e r l y a n d e a s t e r l y a r e a s o f t h e s tud y t o s c h o o l s f u r t h e r no r t h ; D. TH A T t h e a t t e n d a n c e b o u n da r i e s f o r E l i z a b e t h P a r k P u b l i c S c h o o l , Bl o s s o m P a r k P u b l i c S c h o o l a n d S a w m ill C r e e k E l e m e n t a r y S c h o o l be a p p r o v e d as o u t l i n e d i n s t a f f r e p o r t N o . 0 5 - 2 7 5 , e xce p t T H A T th e R i v e r / L i m e b a n k / L e i t r i m t r i a n g l e b e i n c l u d e d i n t he n e w Ri v e r s i d e S o u t h s c h o o l bo un d a r y, r a t h e r t h a n t h e E l i za b e t h P a r k Pu b l i c S c h o o l b o u nd a r y; E. TH A T c u r r e n t 2 0 0 5- 2 0 06 gr a d e 5 , 6 , a n d 7 s t u d e n t s r es i d i n g i n t he ne w R i v e r s i d e S o u t h s c h o o l a t t e nd a n c e b o u n d a r y b e pe r m it t e d t o fi n i s h t h e i r e l e men t a r y e d u c a t i o n a t e i t h e r R i d e a u V a l ley M i d d l e Sc h o o l o r E l iza b e t h P a r k P u b l i c S c h o o l ; F. TH A T c u r r e n t 2 0 0 5- 2 0 06 gr a d e 7 s t u d e nt s r e s i d i n g i n t h e L e i t r i m co mm un i t y a r e a b e p e r mit t ed t o f i n i s h t h e i r e l e men t a r y e d u c a t i o n a t Mi k e C a r s o n I n p r o g r e s s – c o m pletion date Se p t e m be r 2 0 0 6 . I n p r o g r e s s – c o m pletion date Se p t e m be r 2 0 0 6 . C o m ple t e I n p r o g r e s s – c o m pletion date Se p t e m be r 2 0 0 6 . I n p r o g r e s s – c o m pletion date Se p t e m be r 2 0 0 6 . I n p r o g r e s s – c o m pletion date Se p t e m be r 2 0 0 6 . Report 06-052 to Business Services March 8, 2006. 12 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date Sa w m il l C r e e k E l e m e n t a r y S c h o o l o r B l o s s o m P a r k P u b l i c S c h o o l ; G. TH A T s t a f f p rep a r e a b r i e f su mm a r y o f t h e l e s s o n s l e a rne d d u r i n g th e R i v e r s i d e S o u t h bo u n d a ry s t u d y a n d pr e s e n t i t t o t h e 6 M a r c h 20 0 6 m eet i n g o f t h e B u s i n e ss S e r v i c e s C o m m i t t e e ; H. Th a t t h e c u r r e n t 1 2 , 20 0 5- 20 0 6 “ s t u d e n t s a t r i s k ” a t t e n d i n g B l o s s o m Pa r k P u b l i c S cho o l , a s i d e n t i f i e d b y t he p r i n c i p a l , b e p e r m it t e d t o fi n i s h t h e i r e l e m en t a r y e d u c a t i o n a t B l o s s o m P a r k P u b l i c S c h o o l , i f th e y s o c h o o s e; I. Th a t t h e r e d i r e c t i o n o f t h e st u d e n t s f r o m t h e s i t e k n o w n a s t h e “C a n a d a L a n ds D e v e l o p m e n t ” ( n o r t h o f L e s t e r R d . , w e s t o f B a n k St . a n d e a s t o f A l b i o n R d . ) b e r e d i r e c t e d t o S a w m il l C r e e k El e m en t a r y S c h o o l f o r t he E a r l y F r e n c h Im m e r s i o n p r o g r a m an d t o Bl o s s o m P a r k P u b l i c S c h ool f o r t h e E ngli s h p r o g r a m be r e f e r r e d t o a f u t u r e B u s i n e s s S e r v i c e s C o m m i t t e e m e e t i n g ; a n d J. Th a t c u r r e n t 2 0 0 5 - 20 0 6 g r ad e 4 - 6 s t u d e nt s a t t e n d i n g Bl o s s o m P a r k Pu b l i c S c h o o l b e p e r m it t e d t o f i n i s h t hei r e l e m e n t a r y ed u c a t i o n a t Bl o s s o m P a r k P u b l i c S c h o o l , i f t h e y s o ch o o s e . C o m ple t e I n p r o g r e s s – c o m pletion date Se p t e m be r 2 0 0 6 . I n p r o g r e s s – c o m pletion date Se p t e m be r 2 0 0 6 . I n p r o g r e s s – c o m pletion date Se p t e m be r 2 0 0 6 . Report 06-053 to Business Services March 8, 2006. 18 J a n u a r y 2 00 6 Go o d P l a c e s t o L e a r n ( G P T L ) - M a j o r R e n e w a l P r o g r a m 2 0 0 5 - 2 0 0 6 TH A T t h e B o a r d a p p r o v e t he i m pl e m e n t a t i o n o f t h e Ma j o r R e n e w a l Pr o g r a m o u t l i n e d i n s t a f f r e p o r t N o . 0 5 - 2 8 2 , u t i li z i n g f un d s f r o m t h e Go o d P l a c e s t o L e a r n ( G P T L ) i n i t i a t i v e t o a m a x i mum o f $ 4 8 , 2 9 4 , 5 1 1 t o be d i s b u r s e d du r i n g t h e 2 0 05 - 2 0 06 a n d 20 0 6 - 20 0 7 s c h o o l yea r s . Mi k e C a r s o n P r o j e c t w o r k i n p r o g r e s s . 18 J a n u a r y 2 00 6 St u d y r e 7 - 12 S c h o o l f o r Sou t h N e p e a n A. TH A T s t a f f i mm e d i at e l y u n d e r t a k e a f e a s i b i l i t y s t ud y a n d g e n e r a t e a pl a n t o o pen a n e w s c h o o l i n L o n gfi e l d s - D a v i d s o n H e i g h t s t o s e r v e st u d e n t s f r o m G r a d e s 7 t o 1 2 b y 2 0 08 . B. TH A T s t a f f r epo r t b a c k t o Bu s i ne s s S e r vic e s C o mm i tt e e o n o r b e f o r e th e F e b r u a r y 20 0 6 m eet i n g w i t h a d r a f t p l a n f o r d i s c u ss i o n . Mi k e C a r s o n I n p r o g r e s s C o m ple t e Report 06-029 to Business Services February 8, 2006. 13 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date 18 J a n u a r y 2 00 6 La u r e n t i a n H i g h S c h o o l L e a r n i n g R e s o u r c e s R ea l l o c a ti o n Th a t s t a f f r e - all o c a t e t h e t r ad e s a n d t e c h n o l o g y l e a r n i ng r e s o u r c e s f r o m La u r e n t i a n H i g h S c h o ol t o ex i s t i n g tr a d e s a n d t e c h n o l og y pr o g r a m s i n sc h o o l s . Di a n e J e u d y - Hug o A l l o c a t i o n wi l l b e f i n a l i z e d b y Ma y 5 , 2 0 06 . 18 J a n u a r y 2 00 6 OP S B A D r a f t D i s c u s s i o n P a p e r : R e v i e w o f O n t a r i o ’ s H u man R i g hts Sy st e m TH A T t h e B o a r d w r i t e t o O P S B A e n d o r s i n g t h e OP S B A R e s p o n s e t o Re v i e w o f O n ta r i o H u m a n Ri g h t s Sy s t e m a n d i t s r e c o m m e n d a t i o n s . Lo r n e R a c h li s / Ja n i c e M c C o y C o m ple t e d 18 January 2006 18 J a n u a r y 2 00 6 Ti m eli n e s f o r B o a r d a n d C omm i t t e e Ag e n d a M a t e r i a l P r o v i d e d t o Tr u s t e e s a n d S t a k e h o l d e r s A. TH A T s t a f f b rin g f o r w a r d a r e p o r t i n c l u din g r e c o m m e n d a t i o n s t o th e 2 6 ~ A p r i l 20 0 6 C h a i r s ’ Co mm it t e e me e t i n g o n w a y s t o i m pr o v e th e d i s t r i b u t i o n o f m ate r i a l t o t r us t e e s a n d s t a k e h o l d e rs , i n c l u d i n g po s s i b l e c h a n g e s i n c o m m i tt e e a n d B o a r d m eet i n g d a t e s , e a r l i e r di s t r i b u t i o n o f m a t e r i al s , u s e o f e l e c t r o n i c a s w e l l as ha r d c o p i e s an d o t h e r m ean s a s a p p r o p r i a t e , s o t h a t t h e r e i s a d e q u a t e t i me t o re v i e w ma t e r i al , w h e r e p o s s i b l e , p r io r t o t h e d e a d l i n e fo r r e g i s t e r i n g de l e g a t i o n s a t s t a n d i n g c o m m it t e e a n d B o a r d m e e t i n gs , B. TH A T s t a f f i n t h e i r r e p o r t ad d r e s s t h e O tt a w a - C ar l e t o n A s s e mbly of S c h o o l C o un c i l s ( O C A S C ) p r o p o s a l th a t s t a f f r e p o r t s b e made pu b l i c n o l a t e r t h a n s i x w o r kin g da ys p r i or t o s t a n d i n g c o m m i t t e e an d B o a r d m e e t i n g s ; C. TH A T b e f o r e b r i n g i ng f o r war d t h e i r r e p o r t , s t a f f u n de r t a k e in f o r m al c o n s ul t a t i o n s o n t h e s e i s s u e s w it h t r u s t e e s a n d m ajo r st a k e h o l d e r s i n c l u d i n g O C A S C , t h e S t u d e n t T r u s t e e A d v i s o r y Co mm it t e e ( S T A C ) , s c h o o l c o u n c i l s a n d t h e S p e c i a l E d u c a t i o n Ad v i s o r y C o m m i t t e e ( S E AC) ; a n d D. TH A T a s i n t e ri m meas u r e s, d r a f t C o m m i t t e e a n d B o a r d a g e n d a s b e po s t e d o n t h e Bo a r d w e b s i t e a t l e a s t s i x bu s i n e s s d a y s i n a d v a n c e o f ea c h me e t i n g ; a n d s t a f f make e f f o r t s t o p o s t r e p o r t s t o be co n s i d e r e d a t c o mm it t e e a n d B o a r d m eet i n g s o n t he w e b s i t e a s s o o n as t h e y a r e r e a d y w h e r e v e r p o s s i b l e . M i c h è l e G i ro u x C u r r e n t l y u nd e r g o i n g co n s u l t a t i o n pr o c e s s . R e p ort be i n g f i n a l i z e d f o r A p r i l 2 6 Ch a i r s ’ C o m m i t t e e . To b e a d d r e s s e d i n t h e r e p o r t . M a t e r i a l d i s t r i b u t e d . D i s c u s s i o n Fo r u m h e l d o n A p r i l 3 , 2006. D o n e 14 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date 19 J a n u a r y 2 00 6 St a t u s o f t h e Ad H o c C o mm i t t e e f o r S e c o n d a r y S c h o ol P r o g r a m R e v i e w A. TH A T t h e w o r k o f t he A d H o c C o mm it t e e f o r S e c o n d a r y S c h oo l Pr o g r a m R evi e w b e c o n s i d e r e d c o mple t e a n d t h e A d Ho c Co mm it t e e s t o o d do w n , a n d ; B. TH A T a n a d h o c c o m m i t t e e , c o mpri s e d of t h r e e t r u s t e e s a n d t w o se n i o r s t a f f me mber s , b e c o ns t i t u t e d f o r t he s p e c i f i c p u r p o s e o f de v e l o p i n g a n e x p l i c i t m and a t e , f o r B o ar d a p p r o v a l by t h e e n d o f Fe b r u a r y 20 0 6 , t o un d e r t a k e a f u r t h e r r e v i e w o f s e c o n d a r y s c h o o l pr o g r a m s. L a u r a M c A l i s t e r L a u r a M c A l i s t e r C o m ple t e C o m ple t e February 2006 19 J a n u a r y 2 00 6 Ed u c a t i o n P o l i c y I s s u e s : I d e n t i f i c a t i o n o f T r u s t e e P r i o r i t i e s A. Th a t t h e B o a r d a d o p t t he f o l l o w i n g a s i t s t o p t w o pr i o r it i e s f o r t h e up c o m in g y ear f o r p o l i t i c a l a c t i o n r e l a t i v e t o t h e p r ov i n c i a l go v e r n m ent a n d o t he r e x t e r n a l b o d i e s : 1. im m edi a t e a c t i o n t o b r i n g t o t h e a t t e n t i o n o f t h e pr o v i nc i a l go v e r n m ent t h e u r g e n c y o f t h e b u d ge t a r y s i t u a t i o n f a ce d b y t h e OC D S B a n d t o p r o p os e t h a t s t u d e n t f u n ding f o r 20 0 6- 20 0 7 a n d fu t u r e y ea r s re f l e c t : • im pl e m en t a t i o n o f t he R o z a n s k i r e c o mm e n d a t i o n s • r e v i s i o n s to the t r a n s p o r t a t i o n f u nd i n g f orm ul a to e n s ure e q u i t y am on g a l l b o ar d s a n d e s p e c i a l l y be t w e e n p u bl i c a n d Ca t h o l i c co - t e r m ino u s b o a r d s • st a n d a r d s a n d a s s o c i a t ed f u n d i n g to m ee t t h e n e e d s o f sp e c i a l ed u c a t i o n s t u d e n t s 2. th e e n h a n c e m e n t o f B o a r d go v e r n a n c e i n c l u d i n g a u t h or i t y a n d au t o n o m y B. TH A T f o r t h e p u r p o s e s d e s c r i b e d in A 1 , st a f f d e v e l o p a s u c c i n c t pa p e r o n t h e Bo a r d ’ s b u dg et a r y s i t u a t i o n f o r 2 00 6 - 20 07 a n d t he fo l l o w i n g f our y ea r s b a s e d o n s t a t u s q u o fu n d i n g p r o j e c t i o n s ; C. TH A T t h e C h a i r w r i t e t o t h e P r e mie r a n d M i n i s t e r o f E d u c a t i o n o n pr i o r i t y A 1 , ma k i n g s p e c i f i c p r o p o sa l s b a s e d o n p r e v i o u s l y a d o p t e d OC D S B p o s i t i o n s , t a k i n g i nto a c c o u n t t he O P S B A p o s i t i o n p a p e r . D. Th a t t h e O C D S B a u t h o r i z e T r u s t e e s , t h e D i r e c t o r a n d t h e C h i e f Fi n a n c i a l O f f i c e r t o mov e f o r w a r d o n t h i s a g e n d a t h r o ug h va r i o u s me a n s i n c l u d i n g : Lo r n e R a c h li s C o m ple t e C o m ple t e C o m ple t e C o m ple t e February 2006 February 2006 February/ March 2006 15 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date • ho l d i n g d i s c u ss i o n s w i t h o t he r b o a r d s i n si m il a r c i r c u m s t a n c e s • pr e s e n t a t i o n s t o a r e a M P P s • ap p r o a c h i n g t he C o u n c i l o f O n t a r i o D i r e c t o r s o f E d u c at i o n a n d th e O n t a r i o P u b l i c S u p e r v i s o r y O f f i c i a l s ’ A s s o c i a t i o n • in v o l v ing O C DS B s t a k e h o l d e r s su b j e c t t o a l l B o a r d m e mber s , t h e D i r e c tor a n d C h i e f Fi n a n c i a l Of f i c e r b e i n g k e p t f u l l y i n f orm e d . E. TH A T , a s a f i rs t s t e p t o a d d r e s s i n g p r i o r i t y A 2 , t h e C h a ir r e s p o n d t o Mi n i s t e r K e n n e d y ’ s l e t t e r t o a l l O n t a r i o t r u s t e e s t h a n k i n g h i m f o r hi s u p d a t e o n th e i s s u e o f t r u s t e e r e m un e r a t i o n , a f f i r m i n g t h e n e e d fo r l o c a l f l e x i b i l i t y a n d a u t on o m y i n or d e r t o m e e t t h e n e e d s o f st u d e n t s . F. TH A T t h e B o a r d a d o p t t h e fo l l o w i n g a s i ts t o p f o u r p r i ori t i e s f o r th e u p c o m in g yea r , f o r l o c a l a c t i o n : • tr a d e s a n d t e c h n o l o gy i nit i at i v e s • di s t r i c t w i d e c a p i t a l p l a n • se c o n d a r y s c h o o l pr o g r a m r e v i e w • se t t i n g t h e s t a g e f o r s t r a t e g i c p l a n n i n g by t h e n e x t B o a rd C o m ple t e O n g o i n g February 2006 30 J a n u a r y 2 00 6 Vo i c e o v e r I n t e r n e t P r o t o c o l ( V o I P ) TH A T s t a f f examin e a n d r e p o r t b ac k t o Bu s i n e s s S e r vic e s C o mm i tt e e on t h e f e a s i b i l i t y a n d c o s t s as s o c i a t ed wi th a c o m ple t e i n s t a l l a t i o n o f Vo i c e o v e r I n t e r n e t P r o t o c o l t e c h n o l o gy i n t o t he B o a r d R o o m a s w e l l a s it s p o t e n t i a l e x t e n s i o n t o t h e T r u s t e e s ' C omm i t t e e Ro o m . L a u r a M c A l i s t e r Ap p r o v e d a t Ap r i l B u s i n e s s Se r v i c e s C o mm i t t e e meeting. Go i n g t o B o a rd o n A p r i l 24. 30 J a n u a r y 2 00 6 Fi t z r o y H a r b o u r P u bl i c S c h o o l C l o s u r e St u d y A. TH A T F i t z r o y H a r b o u r P u bl i c S c h o o l be c l o s e d e f f e c t i v e Se p t e m be r 2 0 0 6 ; a n d B. TH A T t h e F i t z r o y H a r b o ur P u b l i c S c h o ol s t u d e n t s b e di r e c t e d t o Fi t z r o y C e n t e n n i a l P u b l i c Sc h o o l f o r J K -6 E n g l i s h a n d t h e at t e n d a n c e b o u n d a r y f o r F i t zro y C e n t e n n ial P u b l i c S c h oo l b e ap p r o v e d a s s h o w n i n a t t a c h m e n t t h r e e o f s t a f f r e p o r t 0 6 - 0 0 9. M i k e C a r s o n I n p r o g r e s s , c o m pletion date Se p t e m be r 2 0 0 6 . 16 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date 30 J a n u a r y 2 00 6 Fu n d i n g f o r Te x t b o o k s a n d O t h e r L e a r n i n g R e s o u r c es TH A T t h e e l e m e n t a r y f u n d in g o f $9 9 5, 9 48 a n d t he s e c o n d a r y f u n ding of $ 5 2 7 , 5 3 0 be a l l o c a t e d t o i n d i vi d u a l s cho o l s b a s e d o n t h e A v e r a g e Da i l y E n r olm e n t ( A D E ) o f t h e s c h o o l s . L a u r a M c A l i s t e r Co m ple t e February 2006 30 J a n u a r y 2 00 6 Ja c k D o n o h u e P u b l i c S c h o o l A c c o mm odat i o n P l a n A. TH A T t h e B r i a r b r o o k a r e a o f K a n a t a N o rt h ( a s d e t a i l e d o n Ap p e n d i x A of s t a f f r e p o r t N o . 0 6 - 210 ) an d t h e n e w l y d e v e l o p e d Ka n a t a D e v e l o p m en t s h o u s i n g p r oj ec t ( l o c a t e d n o r t h of K l o n d i ke Ro a d a n d e a s t o f M a r c h R o a d ) b e r e d i r e c t e d a s f o l l o w s : • JK t o G r a d e 6 E n g l i s h t o R o l a n d M i c h e n er P u b l i c S c h o o l ; • Gr a d e s 7 a n d 8 E n g l i s h to W. E r s k i n e J o h n s t o n P u b l i c S c h o o l ; • SK t o G r a d e 8 E a r l y F r e n c h I m m e r s i o n to S t e p h e n L e ac o c k Pu b l i c S c h o o l; a n d TH A T t h e J u n i o r K i n d e r g a rte n b o u n d a r y f o r t h e J a c k D o n o h u e Pu b l i c S c h o o l a t t e n d a n c e a r e a ( l e s s B r i a r b r o o k a r e a a s d e t a i l e d i n Ap p e n d i x A ) be r e i n s t a t e d e f f e c t i v e S e p t e m be r 2 0 0 6 . B. TH A T g r a d e 7 E N G / E F I s t u d e n t s c u r r e n t l y a t t e n d i n g Ja c k D o n o h u e Pu b l i c S c h o o l f o r t h e 2 00 5 -2 0 0 6 s c h o ol yea r b e a l l o w ed t o r e m a i n at J a c k D o n o h u e P u b l i c S c ho o l f or gr a d e 8 E N G / E F I i n 2 0 0 6 - 2 0 0 7 . C. TH A T , a t s u c h t i m e as t h e No r t h K a n a t a b o u n d a r i e s a r e n e x t re d e f i n e d , a l l s t u d e n t s e n r o l led a t J a c k D o n o h u e P u b l i c S c h o o l f o r th e c a l e n d a r y ea r 2 0 05 - 200 6 a n d c u r r e n t l y l i v in g i n th e B r i a r b r o o k ar e a o f K a n a t a N o r t h ( a s d e t a i l e d in a p p e n d i x A ) b e g ive n a o n e - ti m e o p t i o n t o r e m ain a t t h e i r r e c e i v i n g s c h o o l s a s i d e n t i f i e d a b o v e . M i k e C a r s o n I n p r o g r e s s . C o m pletion date Se p t e m be r 2 0 0 6 . I n p r o g r e s s . C o m pletion date Se p t e m be r 2 0 0 6 . I n p r o g r e s s . C o m pletion date Se p t e m be r 2 0 0 6 . 30 J a n u a r y 2 00 6 Pr e l i min a r y S tra t e g y f o r I m p l e m en t a t i o n o f T r u s t e e P r i o r i t i e s – Su b m is s i o n t o S t a n d i n g C omm i t t e e o n F i n a n c e a n d E c o n o m ic A f f a i r s TH A T t h e O t t a w a - C a r l e t o n D i s t r i c t S c h o o l B o a r d s e n d t h e S t a n d i ng Co mm it t e e o n F i n a n c e a n d E c o n o m ic Aff a i r s a sh o r t w r i t t e n s u b m i s s i o n , in c l u d i n g a t a b l e o f m ajo r ga p n u m be rs an d s o m e me as u r e o f r e a l i sti c do l l a r s u g g e s t io n s t o r e c o m m e n d h o w t h e p r o v i n c i a l b ud g e t s h o uld be sh a p e d . L o r n e R a c h l i s / M i c h a e l C l a r k e C o m ple t e February 2006 17 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date 30 J a n u a r y 2 00 6 St u d e n t T r u s t ee P a r t i c i p a t i o n a t B o a r d Me e t i n g s A. TH A T t h e O t t a w a - C a r l e t o n D i s t r i c t S c h o o l B o a r d c o nf i r m i t s co mm it me n t t o e n s u r i n g a n e f f e c t i v e r o l e f o r s t u d e n t t r u s t e e s , en h a n c i n g t h e v o i c e o f s t u d en t s a n d c o n s i d e r i n g p r op o sa l s f r o m st u d e n t t r u s t e e s a n d t h e S t u d e n t T r u s t e e A d v i s o r y C o m m i t t e e (S T A C ) t o f u r t h e r t h e s e o b j e c t i v e s ; a n d B. TH A T t h e C h a i r w r i t e t o t h e M i n i s t e r o f E d u c a t i o n t o in d i c a t e : i) th e B o a r d ' s o pp o s i t i o n t o t he a d o p t i o n o f a b i n d i n g s t ud e n t tr u s t e e v o t e ; a n d ii ) to a d v i s e h i m o f t h e m ech a nis ms i n p l a c e i n t h e O t t a w a - Ca r l e t o n D i s t r i c t S c h o o l B oar d t o s u p port a n e f f e c t i v e r o l e f o r st u d e n t t r u s t e e s . L o r n e R a c h l i s / M i c h è l e G i ro u x Co m ple t e Letter forwarded to Minister on 10 February 2006. 30 J a n u a r y 2 00 6 Bi l l 1 2 3 , T r a nsp a r e n c y i n Pu b l i c M a t t e r s A c t , 2 0 0 5 TH A T t h e O t t a w a - C a r l e t o n D i s t r i c t S c h o o l B o a r d s e n d a l e t t e r t o t h e Mi n i s t e r o f E d u c a t i o n e x p r e s s i n g o u r c o n c e r n s w i t h Bi l l 1 2 3 , in d i c a t i n g ou r v i e w t h a t an y in t e n d e d ch a n g e s s h o u l d b e e n a c t e d b y c h a n g e s t o t h e Ed u c a t i o n A c t a n d / o r t h e Mu n i c i p a l A c t an d r e q u e s t i n g hi s a s s i s t a nce i n se e k i n g a w i t h d r a w a l o f t h e B i l l a n d t h a t s u c h l e t t e r b e c o p i e d t o t h e Pr e m ie r o f O n t a r i o , M s . C a r o l i n e D i ~ C o c c o , M e m ber o f P r o v i nc i a l Pa r l i a m e n t f o r S a r n i a - L a m b t o n a n d P a r l i a m ent a r y A s s i s t a n t t o t h e Pr e m ie r , a l l o the r M P P s , O n t a r i o Pu b l i c Sc h o o l B o a r d s’ A s s o c i a t i o n an d l o c a l a r e a s c h o o l b o a r d s. L o r n e R a c h l i s / M i c h è l e G i ro u x C o m ple t e Letter forwarded on 9 February 2006. Bill withdrawn in Legislature April 19, 2006. 30 J a n u a r y 2 00 6 20 0 6 - 20 0 7 S cho o l Y e a r C a l e n d a r TH A T t h e s c h o o l yea r c a l e n d a r a s o u t l i n e d i n A p p e n d i x B o f s t a f f re p o r t N o . 0 6 - 0 1 4 b e s u b m i t t e d t o t h e M ini s t r y o f E d u c a t i o n a s t h e of f i c i a l 2 0 0 6 - 20 0 7 s c h o o l yea r c a l e n d a r f o r O t t a w a - C a r l e t o n D i s t r i c t Sc h o o l B o a r d e l e m en t a r y a n d s e c o n d a r y sc h o o l s . I s a b e l M i l l i n g t o n C o m ple t e Approved 30 January Board meeting. 13 F e b r u a r y 20 0 6 Fe a s i b i l i t y S t ud y r e 7 - 12 S c h o o l f o r S o u t h N e p e a n A. TH A T t h e L o n g f i e l d s - D a v i d s o n H e i g h t s ar e a o f S o u t h Ne p e a n b e id e n t i f i e d a s t h e B o a r d ’ s t o p p r i o r i t y f o r ne w s e c o n d a r y s c h o o l co n s t r u c t i o n ; M i k e C a r s o n C o m ple t e 18 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date B. TH A T , f o r t h e M a r c h 2 0 0 6 m e e t i n g o f t h e B u s i n e s s S e r v i c e s Co mm it t e e , s t a f f b e d i r e c t e d t o b r i ng f orwar d a r e v i s e d p l a n a n d te n t a t i v e s c h e d u l e f o r p r oc e e d i n g w i t h a n e w S o u t h N epe a n s e c o n d a r y sc h o o l p r o j e c t , i n c l u d i ng t he f o l l o w i n g : i) a p o t e n t i a l o p en i n g d a t e b e tw e e n S e p t e m ber 2 0 0 8 a n d S e p t e m be r 20 0 9 ; ii ) ea r l y c o n s u l t a ti o n w i t h t he c o mm un i t y o n v a r i o u s o p t i on s f o r gr a d e c o n f i g u rat i o n f o r t h e pr o p o s e d s c h oo l ( i . e . , G r a d es 7 t o 1 2 or G r a d e s 9 t o 1 2 ) ; ii i ) a p r a c t i c a b l e pl a n f o r c o o r di n a t i n g de c i s i o n s t o t a k e i nto a c c o u n t th e o n - g oin g wo r k o f t h e A d H o c C o m m i t t e e o n S e c o n d a r y Sc h o o l P r o gram R e v i e w i f t h e Co m m i t t e e i s r e - e s t a b l i s h e d ; iv ) ea r l y c o n s u l t a ti o n w i t h ne i g h b o u r i ng c o m mun i t i e s an d t h e sc h o o l s t h a t s e r v e t h o s e c o m m u n i t i es w i t h r e g a r d t o p o t e n t i a l im pa c t s o n n e i g h b o ur i n g s c h o o l s ; v) a p r e l i min a r y a s s e ss me n t o f t h e i m pa ct o n o t h e r s c h o o l s ; a n d C. TH A T s t a f f b e a u t h o r i z e d t o i ss u e a R e q u e s t f o r P r o p o s a l ( R F P ) f o r ar c h i t e c t u r a l an d o t h e r c o n s u l t i n g s e r v i c e s t o d e v e l o p pr e l i min a r y de s i g n c o n c e p t s a n d c o s t e s t i mat e s f o r t h e c o n s t r u c t i o n o f a n e w se c o n d a r y s c h o o l i n S o ut h N e p e a n , i n c l u d i n g t h e o p ti on o f r e t a i n i n g th e s u c c e s sf u l a r c h i t e c t u r a l fi r m f o r t h e e n t i r e p r o j e c t . C o m ple t e I n p r o g r e s s , c o m pletion date Ma y , 2 0 0 6. Report 06-050 to Business Services March 8, 2006. 13 F e b r u a r y 20 0 6 St i t t s v i l l e P u b l i c S c h o o l B ud g e t A d j u s t me n t s ( C h i l d c a r e A d d i t i o n ) TH A T t h e a m e n d e d p r o j e c t e x p e n d it u r e b u d g e t f o r St i t t s v i l l e P u b l i c Sc h o o l b e a p p r o v e d , t her e b y i n cr e a s i n g t h e e x p e n d i t ure s b y $ 8 0 0 , 0 0 0 an d r e c o g n i z i n g r e c o v e r i e s o f $ 7 20 , 0 00 , t o c o v e r t h e co s t o f t h e ch i l d c a r e f a c i li t y . M i k e C a r s o n I n p r o g r e s s , c o m pletion date No v e m ber 2 0 0 6 . 13 F e b r u a r y 20 0 6 He r i t a g e P u b l i c S c h o o l a n d R o c h C a r r i e r E l e m en t a r y S c h o o l - B e s t S t a r t In i t i a t i v e ( C h i l d c a r e ) A. TH A T t h e a m e n d e d p r o j e c t e x p e nd i t u r e b u d g e t f o r He r i t a g e P u b l i c Sc h o o l b e a p pr o v e d i n t h e am ou n t o f $ 1 0, 0 5 7, 5 8 0; B. TH A T t h e a m e n d e d p r o j e c t e x p e n d i t u r e b u d g e t f o r Ro c h C a r r i e r El e m en t a r y S c h o o l b e a p p r ov e d i n t he a m ou n t o f $ 8 , 91 7 , 53 9 ; a n d C. TH A T s t a f f con t i n u e t o w o r k w it h t h e c i t y a n d t h e M i n i s t r y of Ed u c a t i o n t o re c o v e r t h e b a l a n c e o f t h e r e q u i r e d f u n d in g . M i k e C a r s o n C o s t i n g i n p r o g r e s s . C o s t i n g i n p r o g r e s s . I n p r o g r e s s . 19 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date 13 F e b r u a r y 20 0 6 Be s t S t a r t C h il d c a r e I n i t i a t i v e s , P h a s e I A. TH A T s t a f f b e a u t h o r i z e d t o p r oc e e d w i t h t h e B e s t S t a r t I n i t i a t i v e pr o j e c t s i n t h e a m ou n t o f $ 93 0 , 55 0 ; a n d B. TH A T t h e B e t t y H yde C o - op N u r s e r y Scho o l a t V i s c o u n t A l e x a n d er Pu b l i c S c h o o l b e a p p r o v e d s h o u l d the f u nd s b e c o m e a v a i l a b l e . M i k e C a r s o n I n p r o g r e s s , c o mpletion date June 20 0 6 . O n g o i n g d i s cus s i o n s w i t h C i t y . 13 F e b r u a r y 20 0 6 Re v i e w o f t h e I n t e g r a t e d B o a r d E v a l u a t i o n a n d D i r e ct o r P e r f o r m an c e Ev a l u a t i o n P r o c e s s e s TH A T t h e r e vi e w o f t h e I n t e g r a t e d B o a r d E v a l u a t i o n an d D i r e c t o r Pe r f o r man c e E v a l u a t i o n P r o c e s s e s c o mpri s e t h r e e a c t i vit i e s : A. TH A T t h e f a c i l i t a t o r b e a s k e d t o s o l i c i t co mm e n t s o n t h e i n t e g r a t e d ev a l u a t i o n p r o c e s s e s f r o m al l T r u s t e e s v ia a w r i t t e n s u r v e y a n d su mm a r i z e t h e f e e d b a c k i n a r e p o r t f o r t h e n e x t m e e t i n g o f t h e a d ho c c o m m i t t e e ; B. TH A T t h e f a c i l i t a t o r mee t wi t h th e d i r e c t o r t o s o l i c i t f ee d b a c k o n th e i n t e g r a t e d e v a l u a t i o n p r o c e s s e s a n d s umm a r i ze t h e f e e d b a c k i n hi s r e p o r t t o t he c o m m i t t e e ; a n d C. TH A T a l l t r u s t e e s b e i n v i t e d t o p a r t i c i p a t e i n d i s c u s s io n s o f t h e pr o c e s s a t t h e n e x t m eet i n g o f t h e ad h o c c o m m i t t e e w i t h a v i e w t o de v e l o p i n g r e c o mm e n d a t i o n s f o r c h a n g e s t o t h e p r o c e s s , i f a n y , f o r bo a r d a p p r o v a l a t t h e e a r l i es t p o s s i b l e d a t e . L o r n e R a c h l i s / M i c h è l e G i ro u x Co m ple t ed. C o m ple t e d M e e t i n g h e l d M a r c h 8 , 2 006. Ne x t meet i n g s c h e d u l e d A p r i l 2 4 , 20 0 6 . Report considered at meeting March 8, 2006. 13 F e b r u a r y 20 0 6 Su p e r v i s o r y O f f i c e r St a f f i ng A. TH A T t h e D i re c t o r b e a u t h o r i z e d t o p r o c ee d t o f i l l v a c a n c i e s i n t h e se n i o r s t a f f c o m ple m e n t o c c u r r i n g t h r o ug h 30 N o v e mber 2 0 0 6 ; a nd B. TH A T a n a d h o c S e l e c t i o n C o m m i t t e e b e e s t a b l i s h e d to r e c o m m e n d to t h e B o a r d an e l i g i b i l i t y li s t o f c a n d i d a t e s f r o m w h i ch s u p e r v i s o r y of f i c e r a p p o i n t m e n t s w i l l b e m a d e t h r o u g h 30 N o v e mber 2 0 0 6 wi t h o u t f u r t he r a d v e r t i s i n g o r c o m pet i t i o n . L o r n e R a c h l i s / J a n i c e M c C o y I n P r o g r e s s 20 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date Sp e c i a l i z e d C l a s s e s / P r o g r a m s 2 0 0 6 - 2 0 0 7 R e c o mm e n d a t i o n s TH A T t h e B o a r d a p p r o v e t h e f o l l o w i n g ch a n g e s o f s p e c i a l e d u c a t i o n sp e c i a l i z ed c l a s s e s/ p r o g r a m s f o r t h e 2 0 0 6 - 2 0 0 7 s c h o o l yea r : A. Cl o s u r e o f o n e P h ysic a l S u p p o r t U n i t a t Ce n t e n n i a l P u b l i c S c h o o l ; es t a b l i s h men t o f o n e P h ysica l S u p p o r t U nit a t S i r G u y C a r l e t o n Se c o n d a r y S c ho o l ; a n d a n ad d i t i on a l 0 . 5 F T E p h y sio t her a p i s t t o se r v e t o s e r v e a l l s t u d e n t s i n P h ysic a l S u pp o r t U n i t s a cro s s t h e sy st e m ; B. Re l o c a t i o n o f t h e D e a f a n d H a r d o f H e a r i n g p r og r a m f r o m Ce n t e n n i a l P u b l i c S c h o o l t o V i n c e n t M a s s e y P u b l i c S c h o o l ; C. Cl o s u r e o f t h e D u a l D i a g n o s i s p r o g r a m at F i e l d i n g D riv e P u b l i c Sc h o o l ; D. Cl o s u r e o f t h e D u a l D i a g n o s i s p r o g r a m at H e n r y M u nr o M i d dle Sc h o o l ; E. Re l o c a t i o n o f t h e D u a l D i a g n o s i s p r o gra m f r o m C r y sta l B a y C e n t r e fo r S p e c i a l E d u c a t i o n t o B rid l e w o o d C o mm u n i t y E l e men t a r y Sc h o o l ; F. Es t a b l i s h men t o f a D u a l D i a g n o s i s p r o g r am a t S i r W i l f r i d L a u r i e r Se c o n d a r y S c ho o l ; G. Es t a b l i s h men t o f a D u a l D i a g n o s i s p r o g r am a t L i s g a r Co l l e g i a t e In s t i t u t e ; H. Re l o c a t i o n o f t h e F r e n c h I m m e r s i o n G i f t e d p r o g r a m f r o m M a p l e Ri d g e El e m en t a r y S c h o o l t o He n r y L a r s e n E l e m en t a r y S c h o o l ; I. Th e a d d i t i o n of 1 . 0 te a c h e r f o r t h e D e a f a n d H a r d o f He a r i n g pr o g r a m , s u b j e c t t o b u d g e t co n s i d e r a t i o n ; a n d J. Th e a d d i t i o n of s t a f f a s r e q uir e d f o r t h e Fr e n c h I mm e rs i o n G i f t e d pr o g r a m a t H e n r y L a r s e n El e m en t a r y S c h o o l . G l e n d a S t e v e n s o n C o m ple t e March 2006 2 M a r c h 2 0 0 6 Se c o n d a r y S c ho o l P r og r a m R e v i e w M a n dat e A. TH A T t h e ma n d a t e o f t h e S e c o n d a r y S c ho o l P r og r a m R e v i e w A d Ho c C o mm it t ee b e : (a ) To d e v e l o p a vi s i o n f o r a c c e s s t o p r o g r a m s f o r a l l s e c o n d a r y st u d e n t s , i n k ee p i n g w i t h t he B o a r d ' s G uid i n g P r i n c i p l e s ; (b ) To m ake r e c o mm e n d a t i o n s b y O c t o b e r 2 00 6 f o r a n y s ho r t t e r m L a u r a M c A l i s t e r C o m ple t e March 2006 21 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date pr o g r a m i s s u e s f o r i m pl e m e n t a t i o n b y Sept e m be r 2 0 0 7 ; a n d (c ) To r e p o r t b a c k o n a n y i s s u es t h a t w o u l d ex t e n d b e yond t h i s ti m e f r a m e . B. TH A T t h e me mber s h i p o f t h e P r o g r a m Re v i e w C o mm i t t e e b e co mpri s e d o f : • 1 r e p r e s e n t a t i ve f r o m O CASC • up t o 5 T r u s t e es • 4 m emb e r s o f s t a f f t o b e s e l e c t e d f r o m a m on g s t s e n i o r s t a f f , se c o n d a r y p r i nci p a l s , a n d g uid a n c e s t a f f 2 M a r c h 2 0 0 6 El e c t o r a l Z o n e B o u n d a r y R evi e w A. TH A T t h e f o l l o w i n g e l e c t o r a l z o n e b o u n da r y m od e l s b e c o n s i d e r e d at t h e 2 9 M a r c h 2 0 0 6 m eet i n g o f t he C h a i r s ' C o mm i t t e e me e t i n g : (a ) S 2 ; (b ) M 5 ; (c ) SQ ; a n d (d ) M 6 . B. TH A T t h e p u b l i c b e i n v i t e d t o p r ov i d e i np u t on t h e m od e l s i n ac c o r d a n c e w i t h t h e e l e c t o r a l z o n e b o u n d a r y r e v i e w c o n s u l t a t i o n sc h e d u l e d a t e d 2 M a r c h 2 0 06 ; a n d C. TH A T a s p e c i a l B o a r d meet i n g f o r t h e pu r p o s e o f f i na l i z i n g t h e tr u s t e e d e t e r min a t i o n p r o c es s b e s c h e d u led f o l l o w i n g C h a i r s ' Co mm it t e e o n 2 9 M a r c h 2 0 0 6 . M i c h è l e G i ro u x C o m ple t e C o n s u l t a t i o n h e l d ( 2 o p e n houses) E l e c t o r a l z o n e m odel selected. March 2006 29 M a r c h 2 0 06 El e c t o r a l Z o n e B o u n d a r y R evi e w A. TH A T b y D e c e m ber 1 2 0 0 7 , s t a f f s u b m it t o t h e B o a r d t h r o u gh Ch a i r s ’ C o m m i t t e e a r epo r t i n c l u d i n g p r o p o s e d c r i t e r i a f o r de t e r min i n g e l e c t o r a l mod e ls , p o s s i b l e m o d e l s b a s e d o n t h o s e cr i t e r i a , a n d a c o n s u l t a t i o n pl a n a n d t i m eli n e s s o t h a t t h e B o a r d c a n ma k e d e c i s i o n s o n a p r o visio n a l e l e c t o r a l mod e l b y De c e m b e r 1 , 20 0 8 , s u b j e c t to c h a n g e s r e q u i r e d b y p o pula t i o n d a t a a s a n d w h e n re c e i v e d . Lo r n e R a c h li s / Mi c h è l e G i roux T o b e b r ou g ht f o r w a r d f o r Fe b r u a r y 2 0 0 8. 22 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date B. TH A T t h e C o m m i t t e e a d o p t M o d e l G o f st a f f r e p o r t N o . 0 6 - 08 4 a s th e e l e c t o r a l zo n e b o u n da r y m od e l f o r t h e O t t a w a - C a r l e t o n D i s t r i c t Sc h o o l B o a r d a n d t h a t s t a f f c o m ple t e t h e t r u s t e e d i s t r i b u t i o n a n d de t e r min a t i o n p r o c e s s b a s e d o n t h i s m od e l . Lo r n e R a c h li s / Mi c h è l e G i roux C o mpl e t e . Di s t r i b u t i o n r eport se n t o n 3 0 M arch 2006. 30 March 2006 30 M a r c h 2 0 06 Te a c h e r S t a f f ing 2 0 0 6 - 20 0 7 TH A T s t a f f p roc e e d a s d i r e c t e d i n Co m m i t t e e o f t h e W h o l e ( i n c a m e r a ) wi t h t h e 2 0 0 6 - 2 0 0 7 a c a d e m i c s t a f f i n g a l l o c a t i o n s a s a m en d e d . Ja n i c e M c C o y Co m ple t ed 30 March 2006 30 M a r c h 2 0 06 Pr o p o s e d S c h edu l e a n d T i me l i n e - N e w L o n g f i e l d s - Da v i d s o n H e i g h t s Se c o n d a r y S c ho o l TH A T t h e p r o p o s e d s c h e d u l e a n d t i m el i ne f o r t h e c o n s t r u c t i o n o f a ne w se c o n d a r y s c h o o l i n L o ng f ie l d s - D a v i d s o n H e i g h t s , a s s h o w n i n Ap p e n d i x A of R e p o r t N o . 0 6 - 0 5 0 b e a p pr o v e d . Mik e C a r s o n In p r o g r e s s 30 M a r c h 2 0 06 Ca n a d a L a n d s D e v e l o p men t , Co n f i r m ati o n o f E l e m en t a r y Bo u n d a r i e s TH A T t h e B o a r d c o n f i r m t h e i n c l u s i o n of t h e C a n a d a L a n d s De v e l o p men t a r e a w i t h i n t h e a t t e nd a n c e b o u n d a r y f o r S a w m il l C r e e k El e m en t a r y S c h o o l , a s s h o wn i n A p p e n dix B o f R e p ort N o . 0 6 - 05 2. Mik e C a r s o n I m pl e m e n t a t i o n i n progress. 30 M a r c h 2 0 06 De c l i n i n g E n ro l m e n t a t B e a c o n S c h o o l s TH A T a r e p o rt b e p r e p a r e d f o r J u n e E d u ca t i o n C o m m i t t e e p r o v i d i n g a n an a l y sis o f t h e r e a s o n s w h y e n r o l m en t i s d e c l i n i n g a t el e men t a r y Be a c o n S c h o o l s f a s t e r t h a n a t o t h e r e l e m e n t a r y s c h o o l s a n d t h a t t he re p o r t i n c l u d e r e c o mm e n d a t i o n s , i f a p p r opri a t e , a s t o h o w t h i s s i t u a t i o n sh o u l d b e ad d r e s s e d . Ca t h y N e v i n s 30 M a r c h 2 0 06 In c r e a s i n g A war e n e ss o f t h e S p e c i a l i z e d G i f t e d P r o g r a m A. T H A T s t a f f t a k e a v a r i e t y o f s t e p s ; i n cl u d i n g pa i d l oca l c o mm un it y ne w s p a p e r ad v e r t i s e men t s , t o i n c r e a s e a w a r e n e ss o f t h e O t t a w a - Ca r l e t o n D i s t r i c t S c h o o l B oar d ’ s sp e c i a l i z e d g i f t e d p r o g r a m wh e r e s p a c e i s e x p e c t e d t o b e a v a i l a b l e f o r S e p t e m be r 2 0 0 6 ; a n d B. T H A T t h e B u d g e t f o r pa i d a d v e r t i s i n g n o t e x c e e d $2 , 5 0 0 . Gl e n d a S t e v e n s o n / Mag g i e Mel e n h o r s t O n g o i n g 23 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date 30 M a r c h 2 0 06 En g l i s h a s a S e c o n d L a n g u a g e ( E S L ) /E n g l i s h L i t e r a c y D e v e l o p m e n t (E L D ) P r o g r a m De l i v e r y TH A T s t a f f r e s p o n d t o t he fo l l o w i n g r e c o m m e n d a t i o n s i n t h e i r r e p o rt t o th e M a y 20 0 6 E d u c a t i o n C omm i t t e e : A. TH A T s t a f f r evi e w t h e d a t a o n t h e E Q A O t e s t r e s u l t s of t h e ES L / E L D s t u d e n t s d e m it t ed f r o m t h e p r o g r a m as a me a s u r e o f t h e ES L p r o g r a m ’ s s u c c e s s a n d, i f n e c e s s a r y, d e f i n e w h a t o t h e r t e s t i n g wo u l d b e a p p r o p r i a t e t o u n d e r t a k e to a s s es s t h e s u c c es s o f t h i s b o d y of s t u d e n t s t o a l l o w f o r t h e d e v e l o p m en t o f a b e n c h m a r k f o r ES L / E L D s t u d e n t a c h i e v e m e n t ; B. TH A T s t a f f p rov i d e t o t he Bo a r d i n f o r m a t i o n o n th e n umber o f te a c h e r s i n b o t h t h e e l e m e n ta r y a n d s e c o n d a r y p a n e l wh o h a v e co mple t e d t h e r e c o mm e n d ed E S L t r a i n i n g p r o g r a m s t o a c h i e v e th e i r c e r t i f i c a t i o n t o t e a c h E S L , a l o n g w it h a n i n d i c a t i o n o f w h e t h e r th e s e t e a c h e r s a r e t e a c h i n g E S L / E L D o r r e g u l a r p r o g r am ; C. TH A T t h e B o a r d u n d e r t a k e a p i l o t s u m m e r s c h o o l E S L p r o g r a m f o r se c o n d a r y s t u den t s i n p a r t n ers h i p w i t h O C I S O a s p a r t of t h e i r “ S t e p Ah e a d p r o g r a m ” a n d t h a t a f t e r w a r d s t h e st a f f r e p o r t b a c k t o t h e Bo a r d o n t h e re s u l t s w i t h r e c o mm e n d a t i o n s f o r E S L s umm e r s c h o o l fo r t h e s u b s e q u e n t yea r ; D. TH A T t h e B o a r d a p p o i n t a Pr i n c i p a l f o r ES L t o d e v e l op a n A c t i o n Pl a n f o r i m pr o v e d d e l i v e r y o f p r o gra m m i n g f o r s t u den ts i n t h e ES L / E L D p r o g r a m i n t h e O t t a w a - C a r l e t o n D i s t r i c t S c h o o l B o a r d t o ac h i e v e b e t t e r o u t c o m es f o r E S L / E L D s t u d e n t s a n d a l so a c h i e v e t h e most e f f e ct i v e u s e o f r e s o u r c e s ; E. TH A T s t a f f p rep a r e a p r o p o s a l a n d c o s t e s t i mat e f o r a t r a i n i n g pr o g r a m t h a t wo u l d e n s u r e t h a t a l l t e a c h e r s i n t h e O t t a w a - C ar l e t o n Di s t r i c t S c h o o l B o a r d , e l e m e n t a r y a n d se c o n d a r y p a ne l s , w o u l d ha v e t h e n e c e s s a r y s k i l l s t o t e a c h E S L s t u d e n t s ; a n d F. TH A T s t a f f p rov i d e a n e s t i m a t e o f t h e c o s t t o a d d M u l t i - C u l t u r a l Li a i s o n O f f i c e r s ( M L O ’ s) t o a l l th e B e a c on S c h o o l s i n t h e O t t a w a - Ca r l e t o n D i s t r i c t S c h o o l B oar d n o t a l r e a d y s e r v e d b y an M L O a n d a ma n a g e r t o o v e r s e e t h e d e l ive r y of t h i s s erv i c e i n t h e B o a r d . L a u r a M c A l i s t e r Ja n i c e M c C o y La u r a M c A l i s t e r Ja n i c e M c C o y La u r a M c A l i s t e r / Jan i c e M c C o y Mi c h a e l C l a r k e G o i n g t o M ay E d ucation Co mm it t e e . I n p r o g r e s s – s t a f f i n g . 24 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date 10 A p ri l 2 0 06 Ex t e n s i o n o f Ob j e c t i v e s a n d G o a l s t o 2 0 06 - 2 0 07 TH A T t h e f o l l o w i n g 2 00 5 –20 0 6 O b j e c t i v e s a n d G o a l s b e e x t e n d e d t o 20 0 6 –2 0 07 . A) Im pr o v e s t u d en t l e a r n i n g : i) Fo c u s o n l i t e r ac y a n d nu m er a c y a t a l l g r a d e s ii ) Fo s t e r a t t e n t i o n f o r e v e r y c hil d w i t h i nd i vi d u a l l e a r n i n g op p o r t un i t i e s to h e l p e a c h c h i l d a c h i e v e h i s / h e r p o t e n t ial ii i ) En s u r e b a l a n c e d c h o i c e , u n i v e r s a l a c c e s s t o c o r e pr o g r a m s, d i s t r i b u t i o n o f s pec i a l t y p r og r am s B) Impr o v e a v a i l a b i l i t y , q u a n t i t y , an d e f f e c t i v e u s e o f r e s o u r c e s t o su p p o r t l e a r n i ng : i) Se e k i m pr o v e m e n t s t o p r o v in c i a l f u n d i n g a n d t o O C D S B sh a r e o f s a me ii ) Al l o c a t e r e s o u r c e s e q u i t a b l y w i t h i n a b a l anc e d b u d g e t i i i ) In c r e a s e mark e t sh a r e C) In c r e a s e t h e e f f e c t i v e n e s s o f th e o r g a n i z a t i o n t h r o u g h a p o s i t i v e co r p o r a t e c u l t u r e : i ) Ef f e c t i v e le a d er s h i p ii ) Es t a b l i s h r e s p e c t , l o y alt y a n d t r u s t ii i ) A more c l i e n t -c e n t e r e d c u l t ur e Lor n e R a c h l is G o a l s t o b e i mplemented into 20 0 6 - 20 0 7 A c t i o n P l a n s ( R e p o r t Se p t e m be r 2 0 0 6 ) . 10 A p ri l 2 0 06 Pa r e n t a l I n v o l v e m ent P o l i c y I m pl e m e n t a t i o n A. TH A T t h e O C D S B e s t a b l i s h a n i n t e r i m Pa r e n t a l I n v o l v e m ent Co mm it t e e c o m pri s e d o f t e n v o t i n g m ember s a n d t h r e e n o n - v o t i ng me m ber s a s o u t l i n e d b e l o w : • tw o p a r e n t s n o m in a t e d b y the O t t a w a - C a r l e t o n A s s e m b l y o f S c h oo l Co u n c i l s ( O C A S C ) • tw o p a r e n t s n o m in a t e d b y sc h o o l c o u n c i ls • th r e e p a r e n t s f r o m g r o u p s r e p r e s e n t i n g s p e c i a l n e e d s ch i l d r e n , cu l t u r a l m ino ri t i e s a n d t h e s o c i o - e c o n o m i c a l l y d i s a d v a n t a g e d • tw o t r u s t e e s • Di r e c t o r o f E d u c a t i o n • th r e e n o n - v o t in g r e p r e s e n t a t i v e s - on e e l e m en t a r y p r i n ci p a l , o n e se c o n d a r y p r i nci p a l , a n d o n e ~ m ult i c u l t u r a l l i a i s o n o f fi c e r ( M L O ) ; B. TH A T t h e a u t h o r i t y t o c o n f i r m t h e memb e r s h i p o t h e r th a n t h e Lo r n e R a c h li s / Mic h è l e G i ro u x C o m m i t t e e be i n g e s t a b l i s h e d . 25 Bo a r d M o t i o n s T r a c k i n g R e p o r t 26 April 2006 Me e t i n g D a t e Bo a r d M o t i o n Ac t i o n Ag e n t s Cu r r e n t S t a t us On - G o i n g W ork Completion Date tr u s t e e memb er s b e d e l e g a t e d t o t h e D i r e c t o r o f E d u c a ti o n ; C. TH A T t h e P a r e n t I n v o l ve m e n t C o mm it t e e b e d e l e g a t e d a u t h o r i t y fo r t h e a l l o c a t i o n o f t he “ s c h o o l ba s e d i n i t i a t i v e s f u n d i ng ” a n d “p r o v i n c i a l a n d r e g i o nal p roj e c t f u n d i n g” ($ 5 9,6 52 ) fo r t h e 2 0 05 - 20 0 6 s c h o o l yea r ; a n d D. Th a t s t a f f t a k e i m m e d i a t e ac t i o n t o d i s t r ibu t e t h e $ 5 00 p e r s c h o o l co u n c i l p r o vided b y t he M i ni s t r y o f E d uca t i o n a n d c o mm u n i c a t e th e f u n d i ng p rov i s i o n s , r e s t r i c t i o n s a n d r epo r t i n g r e q u ir e m en t s , a n d de v e l o p t h e “ Par e n t I n v o l v ement P r o j e c t F u n d i ng A p p li c a t i o n ” a n d re l a t e d r e q u i r e m ent s . M i c h a e l C l a r k e M o n e y t r a n s fer r e d 1 2 A p r i l 2 0 0 6. 26